Lignes directrices - Volet Initiatives stratégiques
Table des matières
Lignes directrices - Initiatives stratégiques
- Objectifs du Fonds du Canada pour l’investissement en culture
- Admissibilité des demandeurs
- Admissibilité du projet
- Financement
- Processus de présentation de la demande en deux étapes
- Critères d’évaluation
- Accès à l’information et protection des renseignements personnels
- Obligations des futurs bénéficiaires
Guide des responsabilités et exigences en matière de reddition de comptes au ministère du Patrimoine canadien
- Responsabilités
- Types de financement
- Vérification des bénéficiaires
- Reconnaissance publique du financement par les bénéficiaires
- Accès à l’information
- Information d’intérêt public
- Langues officielles
- Conflits d’intérêts
Glossaire - Initiatives stratégiques
1. Objectifs du Fonds du Canada pour l’investissement en culture
Les objectifs du Fonds du Canada pour l’investissement en culture (FCIC) sont d’appuyer le secteur des arts et du patrimoine dans sa diversification de revenus, de renforcer les capacités organisationnelles et de gestion des organismes, et de les aider à être mieux reconnus et enracinés dans leurs communautés.
Quatre volets œuvrent à l’atteinte de ces objectifs : Incitatifs aux fonds de dotation, Capitales culturelles du Canada, Appui limité aux organismes artistiques en situation précaire et Initiatives stratégiques.
1. 1 Objectifs d’Initiatives stratégiques
Initiatives stratégiques fournit une aide financière pour des projets regroupant plusieurs partenaires qui aideront les organismes artistiques et patrimoniaux à renforcer leurs compétences organisationnelles, à faire une utilisation judicieuse des nouvelles technologies et à diversifier leurs revenus. En appuyant des projets conjoints, Initiatives stratégiques favorise un partage de connaissances et de ressources, qui améliorera la progression des pratiques d’affaires des organismes artistiques et patrimoniaux et les aidera à contribuer davantage à l’économie et à la société canadienne; et qui contribuera au développement culturel à l’échelle locale.
2. Admissibilité du demandeur
C’est l’organisme porteur du projet qui doit remplir la demande de financement au nom d’un regroupement de partenaires en vue de réaliser un projet bien précis. Ce même organisme sera aussi légalement responsable de la gestion du projet et de l’administration du financement reçu du Ministère le cas échéant et doit satisfaire à toutes les conditions d’admissibilité décrites ci-après.
2.1 Demandeurs admissibles
Pour être admissible, le demandeur doit :
- être un organisme professionnel à but non lucratif, une association, une institution ou une fondation constitué en vertu de la partie II de la Loi sur les corporations canadiennes, ou d’une loi provinciale ou territoriale, ou un organisme des Premières nations, des Inuits et des Métis :
- administré par un conseil d’administration actif, œuvrant de manière professionnelle et continue depuis trois ans, avant la date de tombée;
- ayant un mandat lié aux arts ou au patrimoine;
- dont les activités et les programmes comprennent les arts ou le patrimoine;
- être un établissement d’enseignement postsecondaire ou un organisme patrimonial créé par un autre niveau de gouvernement :
- avec des objectifs, des programmes et des budgets distincts liés aux arts et au patrimoine;
- employer l’équivalent d’au moins deux employés à temps plein;
- ne pas avoir un déficit accumulé de 15 % ou plus du total des revenus de l’année précédente.
2.2 Demandeurs non admissibles
Les industries culturelles et leurs associations bénéficient de mécanismes d’appui qui sont offerts par d’autres programmes et initiatives du Ministère et sont par conséquent non admissibles à ce volet. Les autres ministères fédéraux, les organismes fédéraux, les conseils des arts provinciaux et les sociétés d’État sont également non admissibles.
Les écoles nationales de formation, les diffuseurs, les festivals ainsi que leurs réseaux sont soutenus par le Fonds du Canada pour la formation dans le secteur des arts et le Fonds du Canada pour la présentation des arts. Ces organismes ne sont pas admissibles à titre de porteur du projet; ils peuvent néanmoins être considérés comme des partenaires admissibles au volet Initiatives stratégiques. Cette approche vise à assurer une cohérence dans la stratégie de soutien du gouvernement Canadien envers les organismes.
3. Admissibilité du projet
3.1 Admissibilité du projet et exemples de projets admissibles
Pour être considéré admissible, un projet doit :
- compter un minimum de trois partenaires qui contribueront à la réalisation du projet;
- avoir une vaste incidence et bénéficier directement à plusieurs organismes à but non lucratif œuvrant dans le secteur des arts ou du patrimoine au Canada;
- œuvrer dans les sphères d’activités ciblées par le programme;
- avoir des résultats mesurables qui sont conformes aux objectifs du volet (section 1.1);
Remarque : Les membres d’une association ou d’un organisme ne sont pas considérés comme des partenaires, à moins qu’ils fournissent au projet un appui financier ou en nature. Veuillez consulter la définition des mots « partenaire » et « partenariat » dans le glossaire.
Sphères d’activité ciblées
1- La diversification du financement
2- La progression des pratiques d’affaires à l’ère numérique
3- Le marketing et le développement de marchés
4- Le partage de pratiques exemplaires
5- L’amélioration du modèle d’affaires
6- Le perfectionnement professionnel
7- L’augmentation de la capacité d’analyse du secteur des arts et du patrimoine en vue d’instaurer des pratiques d’affaires et de gestion organisationnelle plus efficaces
Exemples de projets :
- Initiative de coopération pour offrir un service d’achat de billets en ligne et de rapports informatisés des ventes
- Initiatives relatives au marketing mobile, aux médias sociaux et aux stratégies de marketing en ligne
- Initiative conjointe de mise en marché et de promotion croisée comprenant un éventail d’organismes couvrant un vaste territoire géographique
- Développement et mise en commun d’outils ou d’activités, tels que des séminaires Web, en vue d’accroître l’efficacité en matière de gestion des organismes
- Conception, lancement et exécution d’activités de développement professionnel à l’intention du personnel administratif des organismes œuvrant dans le secteur des arts et du patrimoine ou pour le personnel du milieu culturel municipal
- Recherches et études sur les enjeux touchant les organismes du secteur des arts et du patrimoine ayant une mise en œuvre consécutive de la stratégie en vue de renforcer leur capacité organisationnelle à relever les défis et à s’adapter aux changements
3.2 Mesure de rendement du projet
Les objectifs du projet doivent obligatoirement être en ligne avec les objectifs d’Initiatives stratégiques (voir section 1.1). Le plan de mesures du rendement permettra de s’assurer que les objectifs du projet ont été atteints.
Le programme du FCIC compilera une série d’indicateurs de rendement figurant dans les rapports des bénéficiaires. Sans être exhaustive, cette liste comprendra des données pour évaluer les projets, telles que le nombre d’organismes qui auront eu accès à des activités ou à des outils, le nombre de nouveaux partenariats établis et la diversité des sources de financement. Des exemples d’indicateurs de rendement se trouvent dans le glossaire.
3.3 Dépenses admissibles
Seules les dépenses directement liées au projet sont admissibles. Les coûts associés à la mise en œuvre des activités du projet et au développement d’outils visant à mesurer l’incidence du projet sont quelques exemples de dépenses admissibles. Prière de vous référer aux notes du Gabarit budgétaire pour obtenir plus de détails sur les dépenses admissibles.
Remarque : Le montant demandé pour les frais administratifs ne doit pas excéder 15 % du coût total du projet et les salaires des employés ne doivent pas excéder 20 %, et ce, en fonction du ratio pour la durée du projet.
3.4 Dépenses non admissibles
Le soutien financier offert dans le cadre d’Initiatives stratégiques sert à appuyer uniquement des projets d’une durée limitée et ne peut être utilisé pour couvrir des dépenses de fonctionnement. Les dépenses engagées par le demandeur avant la date de la soumission de la demande de financement ne sont pas admissibles et ne sont pas remboursables.
Les dépenses non admissibles incluent :
- les salaires et avantages sociaux des employés qui ne contribuent pas directement au projet
- le financement visant à réduire les déficits
- les frais d’accueil (à l’exception des petits cadeaux offerts aux aînés)
- les créations artistiques, la production et la programmation artistique et patrimoniale
- les frais de voyage et les expositions itinérantes
- l’étude de faisabilité pour les projets d’infrastructures et d’immobilisations
- les coûts pour la production des états financiers vérifiés de l’organisme demandeur
4. Financement
Le financement octroyé dans le cadre d’Initiatives stratégiques est de nature ponctuelle. Selon la nature du projet, un financement pluriannuel pourrait être accordé. Pour être admissible à une aide pluriannuelle, le demandeur doit en démontrer le besoin et faire preuve de stabilité au niveau de sa structure, de sa gouvernance et de sa situation financière.
4.1 Montant maximal du financement
Le montant maximal est de 2 millions de dollars par année financière. Les fonds sont versés au moyen de subventions ou de contributions selon l’ampleur du projet, le montant demandé et l’évaluation du risque du Ministère.
Le soutien financier du Ministère ne peut excéder 50 % des dépenses admissibles d’un projet. Dans des circonstances exceptionnelles, le soutien financier peut représenter jusqu’à 75 % des dépenses admissibles. Les circonstances exceptionnelles sont déterminées par le Ministère et peuvent inclure des projets qui visent des régions rurales ou éloignées, ou des populations moins bien desservies, par exemple les Autochtones, les jeunes et les communautés de langue officielle en situation minoritaire, où le besoin est clairement démontré et justifié.
5. Processus de présentation de la demande en deux étapes
5.1 Étape 1 - Lettre d’intention
L’organisme demandeur désirant recevoir un financement dans le cadre d’Initiatives stratégiques doit au préalable soumettre un aperçu général de son projet. La demande doit comprendre tous les documents énumérés dans la Liste de contrôle à la section C de l’étape 1 : Lettre d’intention.
Le Ministère évaluera les lettres d’intention reçues avant d’inviter les organismes à soumettre une demande détaillée. La section 6 du présent document énonce les critères d’évaluation propres à chacune des étapes.
Remarque : Il se peut que des renseignements supplémentaires soient demandés. L’invitation à soumettre une demande détaillée ne signifie pas que le projet sera approuvé à la deuxième étape.
Veuillez communiquer avec un agent de programme afin de discuter de la nature du projet avant d’envoyer une lettre d’intention.
5.1.1 Date de tombée
Veuillez consulter le site Web d’Initiatives stratégiques pour connaître la date de tombée pour la présentation d’une lettre d’intention.
Le programme considère le cachet de la poste ou le reçu attestant la livraison du dossier comme étant la date de réception de la lettre d’intention. Les dossiers incomplets ou ceux reçus après la date limite ne seront pas étudiés.
5.1.2 Délais de traitement
Le programme du FCIC accusera réception des lettres d’intention dans un délai de 15 jours civils.
Le temps nécessaire pour traiter une proposition de projet varie selon le volume des propositions reçues. L’objectif du programme est d’aviser par écrit tous les organismes demandeurs du résultat de l’évaluation des lettres d’intention dans un délai de deux mois.
5.2 Étape 2 - Demande détaillée
Initiatives stratégiques invitera les organismes dont la proposition de projet aura été retenue à soumettre une demande détaillée. Chaque demande de financement sera étudiée par le personnel du programme, et doit comprendre tous les documents énumérés dans la Liste de contrôle à la section D de l’étape 2 : Formulaire de demande détaillée.
5.2.1 Date de tombée
La date limite pour soumettre la demande détaillée sera précisée dans la lettre d’invitation. Chaque organisme aura au moins deux mois pour déposer les documents nécessaires.
5.2.2 Délais de traitement
Le programme du FCIC accusera réception des lettres d’intention dans un délai de 15 jours civils.
Le temps nécessaire pour traiter une demande varie selon le volume et la complexité des projets. L’objectif du programme est d’émettre une lettre officielle informant les demandeurs des décisions de financement dans un délai de cinq mois suivant la date limite.
Remarque : Il se peut que des renseignements supplémentaires soient demandés afin de compléter l’évaluation du projet. L’omission de fournir ces informations dans les 15 jours civils suivants se traduira par un délai d’examen ou une fermeture du dossier.
6. Critères d’évaluation
Tous les projets feront l’objet d’une évaluation selon les critères énumérés ci-dessous. Les pointages de l’étape 1 et de l’étape 2 ne sont pas cumulatifs.
6.1 Étape 1 - Lettre d’intention
Critères d’évaluation
Pertinence du projet (35 %)
- Le projet est conforme aux objectifs d’Initiatives stratégiques (voir section 1.1).
- Il démontre clairement qu’il répond aux besoins des organismes qui bénéficieront directement de ses activités.
- Il porte sur d’importants enjeux et de vastes possibilités.
Incidence anticipée du projet (25 %)
- Les résultats visés sont définis et mesurables.
- Le projet bénéficiera à plusieurs organismes du secteur des arts et du patrimoine dans une ou plusieurs sphères d’activités ciblées par Initiatives stratégiques.
Partenariats (20 %)
- Le nombre de partenaires et leur niveau de participation prévu contribueront à la réussite du projet.
- Le niveau anticipé de contribution financière des partenaires et autres donateurs démontre un engagement pour réaliser le projet.
- Le partage d’expertise et de compétences ainsi que les ressources financières et autres ressources prévus pour la mise en œuvre du projet sont adéquats.
Capacité du demandeur à réaliser le projet (15 %)
- Les états financiers (vérifiés si disponibles) de l’organisme porteur du projet démontrent une stabilité financière.
- Le demandeur a suffisamment de ressources pour gérer ses activités normales pendant le projet.
Financement (5 %)
- Le financement demandé pour réaliser le projet représente un pourcentage raisonnable du total des coûts.
- Les dépenses du projet n’auront pas une incidence négative sur la situation financière de l’organisme porteur du projet.
6.2 Étape 2 - Demande détaillée
L’étape 2 s’applique uniquement aux projets ayant été retenus à l’étape précédente.
Critères d’évaluation
- Le projet est fondé sur une analyse des besoins et des enjeux.
- Les ressources humaines affectées à la réalisation du projet sont qualifiées et en nombre suffisant.
- L’échéancier et la structure du projet sont réalistes et clairs.
Incidence anticipée du projet (25 %)
- Les résultats visés sont définis et mesurables.
- Les mesures de rendement et les indicateurs sont définis et appropriés.
- Le projet bénéficiera directement à plusieurs organismes.
- Le projet aura une incidence durable sur la stabilité organisationnelle et financière des organismes œuvrant dans le secteur des arts et du patrimoine.
- Le plan communication du projet est efficace.
Partenariats (20 %)
- Le nombre de partenaires qui contribueront à la réussite du projet est approprié.
- Les partenaires choisis sont pertinents par rapport à la nature du projet.
- Le niveau de contribution financière des partenaires et autres donateurs démontre un engagement pour réaliser le projet.
- Le partage d’expertise et de compétences ainsi que les autres ressources prévus pour la mise en œuvre du projet sont adéquats.
Évaluation de l’organisme demandeur (15 %)
- Le choix de l’organisme porteur du projet est bien fondé.
- La gestion de l’organisme est professionnelle.
- L’organisme démontre une stabilité financière.
- Il a fait une utilisation responsable des fonds publics, comme en témoigne l’historique de financement du Ministère ou autres bailleurs de fonds.
Budget (10 %)
- Une diversité de sources de revenus contribuera à la réalisation du projet.
- Un pourcentage du financement est déjà confirmé.
- Les dépenses sont justifiées pour les activités prévues.
- Les dépenses sont réalistes et raisonnables.
7. Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Certains renseignements que vous fournirez dans la lettre d’intention et la demande détaillée peuvent être rendus publics conformément aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
8. Obligation des futurs bénéficiaires
Les organismes dont le projet aura été soutenu par Initiatives stratégiques devront satisfaire à certaines obligations. Veuillez consulter le Guide des responsabilités et exigences en matière de reddition de comptes au ministère du Patrimoine canadien.
Guide des responsabilités et exigences en matière de reddition de comptes au ministère du Patrimoine canadien
Information à l’intention des organismes dont le projet aura été soutenu par le volet Initiatives stratégiques du Fonds du Canada pour l’investissement en culture (FCIC).
1. Responsabilités
Le financement pour un projet approuvé prendra la forme d’une contribution ou d’une subvention et sera administré à l’aide d’un accord entre le Ministère et l’organisme bénéficiaire. Cet accord fera état des exigences en matière de reddition de comptes auxquelles le bénéficiaire devra se conformer jusqu’à ce que le projet soit complété. Ces exigences assureront un suivi et une gestion efficace du projet afin de maximiser l’atteinte des résultats, assurant ainsi une saine utilisation des fonds publics.
2. Types de financement :
2.1 Octroi d’une subvention
Méthodes de paiement
Une subvention peut être versée sous forme d’un paiement unique ou au moyen de deux ou de plusieurs paiements selon sa valeur et sa durée. En général, une subvention n’est pas assujettie à une reddition de comptes par le bénéficiaire ni sujette à une vérification de la part du Ministère. En tout temps l’admissibilité du bénéficiaire pourrait être évaluée.
Rapports requis
Tel que le précise l’accord de subvention, l’organisme bénéficiaire doit soumettre un rapport sur les résultats après avoir terminé le projet. Ce rapport servira à fournir des résultats mesurables et tangibles de l’investissement fédéral.
2.2 Octroi d’une contribution
Méthodes de paiement
Les modalités d’un accord de contribution prévoient deux modes de paiement possibles, soit le paiement anticipé et le remboursement des dépenses.
- Les paiements anticipés sont effectués avant que le projet ait lieu et ils reflètent les besoins de trésorerie de l’organisme pour une période donnée.
- Les remboursements sont effectués pour les dépenses admissibles du projet qui sont déjà engagées aux termes de l’accord de contribution. Le remboursement est conditionnel à la réception et à l’acceptation de tous les rapports requis par le Ministère.
Rapports requis
Tel que le précise l’accord de contribution, l’organisme bénéficiaire doit présenter des rapports d’activités et des rapports financiers afin de recevoir un paiement. À la fin du projet, le bénéficiaire doit également rendre compte sur l’utilisation de la contribution reçue en présentant un rapport financier final indiquant en détail comment les fonds ont été utilisés ainsi qu’un rapport d’activités final présentant les résultats obtenus.
Les rapports financiers vérifiés des revenus et des dépenses du projet sont exigés dans le cas d’une contribution de 200 000 $ ou plus. Dans ce cas, le coût de la vérification du projet sera considéré comme étant une dépense admissible.
L’omission de présenter un rapport final pour des projets financés antérieurement par le Ministère sera prise en considération au moment de l’évaluation de toute nouvelle demande et pourrait entraîner le rejet d’une demande ultérieure.
3. Vérification des bénéficiaires
Le ministre se réserve le droit de vérifier les comptes et les registres de l’organisme bénéficiaire cinq ans après la fin de l’accord établi entre l’organisme et le Ministère. S’il est démontré qu’un bénéficiaire a fourni de faux renseignements, il devra rembourser la totalité ou une partie de la somme reçue du Ministère et cet organisme pourrait ultérieurement être déclaré non admissible à recevoir du financement.
Le bénéficiaire s’engage à exercer des pratiques et principes comptables généralement reconnus, et à conserver et à mettre à la disposition des représentants du ministre, à des fins d’examen et de vérification, ses livres, ses comptes et registres de tous les revenus et dépenses relatifs au projet financé par l’accord de financement. Le bénéficiaire doit également s’assurer de garder un registre détaillé de la valeur correspondant aux contributions en nature. Les registres de comptabilité et documents à l’appui doivent nettement faire la distinction entre les dépenses liées au projet et les dépenses opérationnelles de l’organisme.
4. Reconnaissance publique du financement par les bénéficiaires
Tous les bénéficiaires doivent souligner qu’ils ont reçu du financement du ministère du Patrimoine canadien afin de démontrer l’utilisation des fonds publics. Il existe de nombreuses occasions de mentionner l’aide du gouvernement fédéral, notamment lors du lancement du projet, à la cérémonie d’ouverture ou à la conclusion du projet, lors d’entrevues avec des journalistes ou dans des communiqués et documents de promotion.
Les directives pour souligner le financement sont présentées à l’adresse www.pch.gc.ca/pc-ch/peaf-pafa/index-fra.cfm. Les demandeurs peuvent également communiquer avec l’administration centrale du ministère du Patrimoine canadien ou s’adresser à notre service d’information téléphonique sans frais au 1‑866-811-0055. Dans leur mention de reconnaissance, les bénéficiaires doivent également respecter les règles régissant les logos officiels du Ministère. Veuillez consulter le site Web à l’adresse : http://www.pch.gc.ca/logos/index-fra.cfm.
5. Accès à l’information
La Loi sur l’accès à l’information donne aux citoyens canadiens le droit d’examiner les documents des institutions fédérales ou d’en obtenir copie, excepté dans certains cas précis et limités. La Loi sur la protection des renseignements personnels a un objet similaire mais concerne les renseignements personnels figurant dans des documents relevant d’une institution fédérale conformément aux principes suivants : l’individu devrait avoir le droit d’accès aux renseignements qui le concernent; les exceptions nécessaires doivent être précises et limitées. Veuillez consulter le site Web à l’adresse suivante : http://www.pch.gc.ca/pc-ch/publctn/aiprp-atip/rapport-report-ati-fra.cfm.
6. Information d’intérêt public
Le FCIC publiera chaque année une liste de tous les bénéficiaires et des montants approuvés. Cette information sera divulguée sans consultation préalable des bénéficiaires.
7. Langues officielles
Selon la nature et la portée du projet financé par le ministère du Patrimoine canadien, les bénéficiaires seront assujettis au respect de la Loi sur les langues officielles. Les modalités à cet effet seront énoncées dans l’accord de subvention ou l’accord de contribution. Le bénéficiaire devra au minimum veiller à ce que la reconnaissance de l’appui du Ministère au projet soit exprimée en français et en anglais. Pour de plus amples renseignements, vous pouvez consulter la Partie VII de la Loi sur les langues officielles (L.R.C., 1985, ch. 31 (4e suppl.)) http://lois-laws.justice.gc.ca/fra/lois/O-3.01/page-10.html.
8. Conflits d’intérêts
Les organismes bénéficiaires devront indiquer que tout ancien titulaire de charge publique ou tout ancien fonctionnaire qui travaille pour l’organisme observe les dispositions du gouvernement du Canada concernant l’après-mandat qui sont énoncées dans le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique ou le Code régissant la conduite des titulaires de charge publique en ce qui concerne les conflits d’intérêts et l’après-mandat.
Glossaire - Initiatives stratégiques
Les définitions suivantes s’appliquent aux fins du volet Initiatives stratégiques.
Aînés : Chez les communautés autochtones, l’aîné représente une personne respectée pour ses connaissances, qui est invitée à prendre part aux discussions pour partager son savoir et transmettre l’esprit des traditions.
Accord : Voir Contribution (accord de) et Subvention (accord de)
Activité : Démarche ou travail exécuté par un organisme et destiné à produire des extrants précis, comme des produits ou des services. Les activités font partie du premier chaînon de la progression vers l’atteinte des résultats.
Contribution (accord de) : Accord juridique entre un ministère et le bénéficiaire potentiel d’une contribution qui décrit les obligations de chacune des parties. La contribution proprement dite est un paiement de transfert conditionnel versé à un particulier ou à un organisme, à des fins précises, selon un accord prévoyant des mécanismes de vérification et d’examen.
Contribution en nature : Comprend les biens ou services fournis gratuitement par des tiers indépendants ou fournis par le demandeur. Elle est considérée comme une contribution réelle dans le total des coûts des activités proposées dans le cadre d’un projet, mais n’est pas remboursable puisqu’il n’y a pas eu de transfert d’argent. Les biens et services fournis gratuitement peuvent être considérés comme des contributions en nature si :
- les biens et services sont admissibles aux termes des lignes directrices du volet et sont essentiels au succès du projet; et le bénéficiaire aurait dû autrement décaisser un montant pour les obtenir;
- on peut leur attribuer une juste valeur marchande au moment de la contribution, par exemple, la juste valeur pourrait être déterminée à partir du prix payé pour des biens et services équivalents;
- ils sont consignés dans les registres du bénéficiaire avec les pièces justificatives appropriées, par exemple l’attestation des heures travaillées par les bénévoles.
Création ou production : Activité de recherche ou de création artistique qui mène à la production d’une œuvre nouvelle ou considérablement adaptée, comme une pièce de théâtre, une chorégraphie, un spectacle, une pièce musicale, un scénario, une sculpture, une vidéo, une installation ou une exposition. Le produit final appartient à l’artiste, à l’organisme artistique ou à l’institution patrimoniale. Les dépenses liées à la création et à la programmation ne sont pas admissibles au financement dans le cadre de ce volet.
Déficit : Un déficit se produit quand, au cours d’un exercice donné, les dépenses d’un organisme dépassent ses revenus.
Entente de partenariat : Entente liant des parties pour la réalisation d’un projet. L’entente de partenariat est négociée entre les partenaires selon les exigences de chaque organisme; toutefois, elle doit lier toutes les parties et contenir les éléments suivants :
- les modalités générales de l’entente;
- la reconnaissance du rôle de l’organisme en tant qu’organisme responsable du projet;
- une description détaillée du rôle et de la contribution (en espèce ou en nature) de chaque partenaire du projet;
- l’indemnisation et la responsabilité de chaque partenaire signataire de l’entente;
- les obligations de chaque partenaire en matière de présentation de rapports (d’activité, financiers ou autres) pour respecter les obligations contractuelles du Ministère et autres instances;
- une garantie que chaque partenaire a obtenu les autorisations requises en matière d’éthique (s’il y a lieu);
- les mécanismes de règlement des différends.
États financiers : Série de rapports financiers (bilan, état des résultats d’exploitation, état des flux de trésorerie) qui, dans l’ensemble, donnent un aperçu de la viabilité financière et de la capacité de gestion d’un organisme. Les états financiers ont une double utilité pour les programmes. Ils permettent d’effectuer une analyse de la viabilité financière au moment d’évaluer la demande de financement d’un demandeur et de confirmer les charges et les recettes liées au projet à la suite de l’octroi d’une contribution. Les états financiers peuvent ou non avoir fait l’objet d’une vérification.
a) États financiers vérifiés
Les états financiers vérifiés indiquent qu’un organisme a produit ses états financiers et les a soumis à un cabinet d’experts-comptables indépendant à des fins de vérification (un expert-comptable examine les documents probants provenant de l’intérieur et de l’extérieur de l’organisme afin de vérifier les sommes inscrites aux états et d’évaluer le caractère raisonnable des estimations faites par l’organisme). Les états financiers vérifiés offrent un degré d’assurance supérieur aux états financiers non vérifiés.
b) Rapport de mission d’examen
La mission d’examen du comptable agréé présente une attestation indiquant que le comptable n’a pas relevé d’élément remettant en cause la régularité, la sincérité des états financiers, la situation financière ni le résultat de l’organisme à la clôture de l’exercice financier. En général, ces procédés se limitent à la prise de renseignements, aux procédés analytiques et aux entretiens avec la direction. La mission d’examen n’est pas une véritable vérification mais elle permet de conclure si les éléments considérés sont plausibles dans les circonstances. La mission d’examen offre un degré d'assurance modéré comparativement aux états financiers vérifiés.
État des flux de trésorerie : Outil de gestion financière qui est utilisé pour examiner les besoins futurs en matière de budget et s’assurer que les revenus et dépenses sont en lien avec les projections. Le programme utilise cette information afin d’arrimer ses décaissements avec les besoins de trésorerie du projet. Souvent, les états des flux de trésorerie doivent être révisés pendant la durée d’un projet.
Experts-conseils : Des personnes ou des groupes de personnes possédant des connaissances ou des compétences spécialisées. Ces personnes ou ces groupes ne font pas partie du personnel d’un organisme voué aux arts ou au patrimoine, mais sont plutôt engagés par un contrat qui prévoit des honoraires visant des services particuliers à fournir à un organisme. De tels services peuvent comprendre l’établissement d’un conseil d’administration, l’élaboration de plans stratégiques ou de plans d’affaires, des activités de mise en marché, de communication, de rayonnement et de financement, ou encore d’élaboration de politiques sur les ressources humaines ou de formation.
Incidence durable : Un changement opéré après l’achèvement d’un projet - par exemple, les organismes continuent à partager ce qu’ils ont appris, un changement d’attitude a été réalisé dans la communauté ou un modèle a été répété ou repris par des organismes qui, au départ, n’étaient pas impliqués dans la réalisation du projet.
Indicateur (de rendement) : Données permettant de déterminer si un projet a atteint les résultats qualitatifs et quantitatifs escomptés et le cas échéant, dans quelle mesure. Les indicateurs de rendement devraient permettre de saisir l’information la plus significative. Ils doivent être fiables et présenter un bon rapport coût-efficacité. Pour choisir les indicateurs appropriés, demandez-vous :
- S’il est exact - Mesure-t-il le résultat escompté?
- Présente-t-il un bon rapport coût-efficacité pour la collecte de l’information?
- L’information peut-elle être obtenue sans empiéter sur la vie privée?
- L’information aide-t-elle les gestionnaires de projet à comprendre en quoi le projet aura des répercussions différentes sur les organismes artistiques et patrimoniaux?
- Donne-t-il une information utile qui permettra à l’organisme de prendre des décisions de gestion?
- L’information se communiquera-t-elle facilement aux parties intéressées, y compris aux organismes de financement?
- L’information permettra-t-elle d’établir une comparaison utile des données avant et après la réalisation du projet?
Exemples :
a) Indicateurs de rendement quantitatifs
Données permettant d’évaluer le progrès réalisé au cours du projet. Les indicateurs de rendement quantitatifs sont exprimés en proportions, pourcentages et chiffres.
- Nombre de participants à une activité ou d’utilisateurs d’outils
- Si un auditoire spécifique est visé (tel que les communautés autochtones; rurales ou éloignées; de langue officielle en situation minoritaire, culturelles diversifiées et les jeunes) identifiez le nombre de participants de la communauté visée ou le pourcentage de participants de la communauté visée comparativement au total du nombre de participants.
- Nombre de nouveaux clients ou nouveaux marchés
- Provenance de l’auditoire/des utilisateurs/des participants (géographique ou numérique)
- Nombre et type d’activités de développement professionnel (conférences, événements de réseautage, ateliers, etc.)
- Nombre d’abonnés et pourcentage de renouvellement de l’abonnement
- Nombre d’achats de billets en ligne
- Nombre et type d’initiatives Web 2.0 créées ainsi que leur fréquentation :
- Médias sociaux (nombre de fans, de suiveurs et de commentaires/discussions)
- Vidéos (nombre de visionnements, indice de popularité)
- Blogs (nombre et durée des visites, partage de statistiques)
- Nombre de baladodiffusions et de téléchargements
- Nombre de logiciels ou d’applications conçus
- Nombre de d’activités de formations en ligne offertes (webinaires, tests en ligne, etc.)
- Nombre de services offerts par l’organisme porteur du projet
- Nombre et type de stratégies élaborées en vue d’établir des partenariats avec le secteur privé
- Niveau de formation fourni/mis à disposition (avancé, intermédiaire, de base)
- Nombre d’heures de formation
- Nombre et type d’organismes qui participent à des activités de développement professionnel
- Nombre d’outils ou de meilleures pratiques de planification mis en place par les organismes qui vont bénéficier du projet
b) Indicateurs de rendement qualitatifs
Données permettant d’évaluer le progrès réalisé pendant le projet. Les indicateurs de rendement quantitatifs sont exprimés par des opinions, des comportements et des attitudes. Dans la mesure du possible, ces indicateurs de rendement se résument à une échelle de notation, par exemple, la qualité de la recherche est qualifiée d’excellente, moyenne ou faible.
- Niveau de satisfaction
- Opinions des participants indiquant avoir appris beaucoup sur le sujet
- Commentaires de participants à l’effet que les outils pourraient être mis en œuvre dans leur travail
- Compte-rendu des consultations menées à la satisfaction des clients et de l’expert-conseils, en ce qui concerne l’identification du problème, du plan d’action approprié et des résultats obtenus
- Observations des participants la façon dont l’activité a entraîné un changement dans leur pratique professionnelle
- Opinions des participants sur l’utilité ou la pertinence de l’activité/outil
Industries culturelles : Le Ministère définit les industries culturelles comme étant l’édition de livres et de magazines, la musique, les médias numériques interactifs, ainsi que la production de films et la production télévisuelle. Les demandeurs issus des industries culturelles ne sont pas admissibles au financement dans le cadre de ce volet.
Lettre de l’expert-comptable adressée à la gestion : Lettre du comptable agréé qui accompagne habituellement les états financiers vérifiés. La lettre, fondée sur la vérification et l’examen du comptable agréé à l’égard des états et des documents financiers de l’organisme, permet de faire connaître les constatations susceptibles d’intéresser la gestion.
Mesure du rendement : Processus et systèmes de sélection, d’élaboration et d’utilisation continue des indicateurs de rendement pour guider la gestion du projet. La mesure du rendement implique la notion d’amélioration continue. Les méthodes et les outils utilisés pour recueillir, mesurer et analyser des données comprennent :
- Collecte de données quantitatives
- Groupe de réflexion (focus group)
- Étude d’évaluation / groupes d’experts
- Sondage pour mesurer le niveau de satisfaction
- Outil d’analyse : Web analytics
- Revue de littérature
- Étude de cas
- Revue de presse
- Entrevues
Organismes patrimoniaux : Pour le ministère du Patrimoine canadien, les organismes patrimoniaux ont le mandat de collectionner, préserver, interpréter et présenter des collections d’art au public, notamment les musées, les centres d’archives, les centres patrimoniaux, les sites historiques et du patrimoine naturel et les bibliothèques. Le Conseil international des musées (ICOM) définit le musée comme une institution permanente sans but lucratif au service de la société et de son développement ouverte au public, qui acquiert, conserve, étudie, expose et transmet le patrimoine matériel et immatériel de l’humanité et de son environnement à des fins d’études, d’éducation et de délectation.
Partenaire : Un organisme qui, tout en maintenant son autonomie, accepte une mise en commun des efforts et des ressources avec d’autres en vue de réaliser un objectif commun. L’objectif est relié à un problème ou à un besoin clairement identifié, dans lequel les parties ont un intérêt commun, une responsabilité commune ou une motivation commune. Les organismes ne sont pas considérés comme des partenaires, à moins qu’ils ne contribuent directement au projet en fournissant un appui financier ou en nature.
Partenariat : Accord entre deux ou plusieurs parties, qui ont convenu de travailler ensemble en vue de poursuivre des objectifs communs ou compatibles, dans le cadre duquel les pouvoirs et les responsabilités sont partagés, notamment pour l’exécution de programmes et de services, la réalisation d’actions données ou l’élaboration de politiques; il y a un investissement commun de ressources (temps, travail, financement, matériel, expertise, information); les responsabilités et les risques sont partagés; et idéalement, il y a des avantages communs.
Produits : Effets les plus immédiats d’un projet, mettant habituellement en jeu la création de produits ou de services.
Projet : Le Conseil du Trésor désigne un projet comme une série d’activités ou de fonctions qu’un bénéficiaire propose de mettre sur pied avec l’aide financière offerte par un ministère. Un projet possède les caractéristiques suivantes : il compte un ensemble d’activités ou d’événements qui n’auront lieu qu’une fois; il a une date de début et une date de fin établies au préalable; il compte un ensemble d’objectifs qui sont conçus pour être atteints dans le cadre de la portée du projet; il comprend au moins une activité conçue pour atteindre ses objectifs; et il est exécuté par un bénéficiaire et non un ministère ou un organisme fédéral.
Rapport financier vérifié : Le rapport financier vérifié est préparé par un cabinet d’experts-comptables indépendant et comprend tous les revenus générés et les dépenses encourues par le demandeur dans le cadre de la réalisation du projet. Ce rapport est exigé pour les contributions de plus de 200 000 $.
Région éloignée : Collectivité ayant une population inférieure à 50 000 personnes et située à une distance entre 50 et 200 kilomètres d’un centre urbain ayant une population supérieure à 100 000 personnes.
Région rurale : Collectivité ayant une population inférieure à 50 000 personnes et située à au moins 200 kilomètres d’un centre urbain ayant une population supérieure à 100 000 personnes ou une capitale provinciale.
Résultats : Effets ou conséquences du projet qui peuvent se concrétiser dans les organismes, les collectivités ou chez les particuliers. Ils peuvent concerner les comportements, les compétences, les connaissances, les attitudes, les valeurs, la situation ou d’autres attributs découlant de l’effort déployé pour atteindre un objectif. Ils doivent être mesurables et avoir une relation directe entre l’objectif, les activités et les produits.
Subvention (accord de) : Accord juridique entre le Ministère et le bénéficiaire potentiel d’une subvention qui décrit les obligations de chacune des parties. Une subvention proprement dite est un paiement de transfert versé à un organisme qui n’est généralement pas soumis à des mécanismes de vérification, mais dont l’admissibilité et la recevabilité peuvent être examinées et dont le bénéficiaire est soumis à des conditions préalables. Le bénéficiaire sera tenu de produire un rapport sur les résultats obtenus.
