Vérification de suivi Programme des lieutenants gouverneurs
Bureau du dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation
Direction des services de vérification et d'assurance
Octobre 2011
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© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, 2011.
No de catalogue : CH6-3/2011F-PDF
ISBN : 978-1-100-97321-0
Table des matières
Introduction
Dans la monarchie constitutionnelle canadienne, les lieutenants-gouverneurs sont les représentants de la Reine, et ils jouissent de toutes les prérogatives de la Couronne au sein de leurs provinces respectives. À ce titre, ils sanctionnent les lois votées par l'Assemblée législative provinciale et ratifient les décrets du gouvernement provincial, y compris ceux qui visent le déclenchement d'élections et la nomination de juges et de ministres.
Le ministère du Patrimoine canadien, par l'entremise de la Direction générale des événements majeurs et des célébrations, a la responsabilité administrative légale du financement des salaires et de la pension de retraite de tous les lieutenants-gouverneurs.
Bien que le gouvernement provincial constitue la principale source de soutien financier pour les cabinets des lieutenants-gouverneurs, le gouvernement fédéral verse annuellement, par l'entremise du ministère du Patrimoine canadien, une subvention désignée aux lieutenants-gouverneurs pour les aider à assumer certains frais engagés dans l'exercice de leurs fonctions officielles.
En 2007, le Bureau du vérificateur général du Canada (BVG) et le Bureau du vérificateur général du Québec ont tous deux présenté un rapport sur l'utilisation des fonds publics par l'ancien lieutenant-gouverneur du Québec. Leurs rapports de vérification couvraient une période de dix ans (de 1997 à 2007) au cours de laquelle l'ancien lieutenant-gouverneur du Québec a reçu des fonds du gouvernement du Québec et du gouvernement fédéral. Du montant de 1,7 million de dollars versé pendant la période de dix ans à l'ancien lieutenant-gouverneur pour couvrir les dépenses engagées dans le cadre de ses fonctions officielles, le BVG a pu déterminer qu'un million de dollars avait été dépensé dans le cadre de fonctions officielles, mais il n'a pu déterminer si les 700 000 $ restants avaient servi aux mêmes fins.
Objectif
La présente vérification avait pour objectif de réaliser un suivi sur les mesures prises par la direction en réponse aux recommandations formulées dans le Rapport de la vérificatrice générale du Canada de juin 2007 intitulé Rapport au ministre du Patrimoine canadien sur l'utilisation des fonds publics par l'ancien lieutenant-gouverneur du Québec et de s'assurer que les recommandations ont été mises en œuvre.
Portée et méthodologie
La portée de la vérification inclut l'examen des mesures prises par la direction en réponse à l'une des deux recommandations formulées dans le Rapport de la vérificatrice générale du Canada de juin 2007 intitulé Rapport au ministre du Patrimoine canadien sur l'utilisation des fonds publics par l'ancien lieutenant-gouverneur du Québec. La recommandation « Patrimoine canadien devrait entamer des discussions avec l'ancien lieutenant-gouverneur afin d'évaluer les dépenses non justifiées qui devraient être remboursées au Ministère », a été prise en compte par la demande de restitution déjà faite par le gouvernement fédéral dans l'éventualité où l'ancien lieutenant-gouverneur du Québec est reconnu coupable des chefs d'accusations criminelles portées contre elle, le 25 septembre 2009.
Afin de pouvoir vérifier chacune des mesures prévues, le travail sur le terrain a nécessité un examen des documents, des entrevues et une analyse de l'information recueillie.
Évaluation
En donnant suite aux quatre éléments de la recommandation de vérification, la direction s'est engagée à mettre en œuvre des contrôles additionnels (incluses dans les réponses de la direction) qui ont été évalués par le biais de la présente vérification.
Tout au long du travail de vérification effectué sur le terrain, l'équipe de vérification a observé des améliorations apportées par le Programme en ce qui concerne la mise en œuvre des quatre éléments de la recommandation de vérification et la mise en œuvre de ses réponses de la direction à ces éléments. Voici quelques exemples :
- Le Programme a clarifié les catégories de dépenses admissibles;
- Le Programme a mis à jour le Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneur et ajouté des clarifications supplémentaires qui ont été communiquées aux lieutenants-gouverneurs(par ex.: soutien à des causes sociales et caritatives, de campagnes de financement ainsi que des cadeaux reçus et donnés de même que du traitement fiscal); et
- Le Programme a mis en œuvre la divulgation proactive volontaire et rendu accessible au public l'information sur les dépenses liées aux subventions désignées fédérales.
L'équipe de vérification a également relevé des éléments où la direction pourrait apporter des améliorations en ce qui concerne la mise en œuvre des réponses de la direction à deux des quatre éléments de la recommandation de vérification. Le directeur exécutif, Événements majeurs et Célébrations, devrait continuer à mettre en œuvre la réponse de la direction à la recommandation de vérification en :
- obtenant une confirmation des lieutenants-gouverneurs quant à savoir si le compte bancaire utilisé pour le dépôt direct est un compte de bureau et si le compte bancaire est séparé du financement provincial;
- respectant les échéanciers pour rendre des comptes publiquement sur l'utilisation des fonds mis à la disposition des lieutenants-gouverneurs.
Conclusion
Dans l'ensemble, compte tenu des résultats du travail décrit, l'équipe de vérification a conclu que la direction avait mis en œuvre les quatre éléments de la recommandation. Du travail restreint, qui représente un risque mineur, doit être effectué afin de mettre en œuvre intégralement les éléments de réponse de la direction de la recommandation du Rapport de la vérificatrice générale du Canada de juin 2007 intitulé Rapport au ministre du Patrimoine canadien sur l'utilisation des fonds publics par l'ancien lieutenant-gouverneur du Québec.
Le tableau fourni en annexe A du présent rapport résume les résultats du travail accompli dans le cadre de la vérification de suivi et fait état des conclusions de la vérification et des observations qui en découlent pour chacune des mesures prises par la direction pour donner suite aux recommandations formulées dans la vérification de 2007.
Richard Willan, CGA
Dirigeant principal de la vérification et de l'évaluation
Ministère du Patrimoine canadien
Membres de l'équipe de vérification
Maria Lapointe-Savoie, directrice
Isabelle Barrette, CMA
Joelle Huneault
Joanna Chorabik
Annexe A – Recommandations et observations
| Recommandation originale de la vérification | Réponse de la direction | Conclusions et observations | |
|---|---|---|---|
| 2a. |
Patrimoine canadien devrait réviser les conditions d'admissibilité à la subvention, y compris le formulaire de demande et les règles d'émission des chèques. |
Une entente de subvention plus élaborée et formelle est à l'étude (dans le but de remplacer le simple échange de lettres). L'entente stipulera les dépenses admissibles dans le cadre des fonctions officielles du lieutenant-gouverneur, de même que les obligations de reddition de comptes. Cette approche permettrait au Ministère de lui-même rendre compte plus clairement des catégories de dépenses prescrites par le Budget principal des dépenses. En vertu de la nature de la corporation simple, le titulaire de la charge et la charge elle-même ne faisant qu'un, les règles d'émission des chèques n'ont qu'une influence limitée sur l'utilisation des fonds. Cependant, Patrimoine canadien imposera aux bénéficiaires d'établir un compte bancaire séparé de leurs activités personnelles et du financement provincial, ce qui permettra d'y administrer de façon séparée la subvention désignée. |
La recommandation est mise en œuvre. La réponse de la direction est partiellement mise en œuvre. CONSTATATIONSAccord de subvention officielLa direction a envisagé un accord de subvention plus officiel, mais, après consultations, a décidé de poursuivre le processus actuel d'échange de lettres. Ce processus nécessite un échange de quatre lettres : la demande de financement, l'approbation de la subvention, le rapport intermédiaire et le rapport final. Admissibilité à la subventionBien que toutes les lettres énoncent clairement les catégories de dépenses admissibles pour les fonctions officielles dans le cadre de la subvention du ministère du Patrimoine canadien, trois des lettres, à savoir la demande de financement, le rapport intermédiaire et le rapport final, ne précisent pas que seules « les dépenses non couvertes par un financement provincial sont admissibles ». Cette condition d'admissibilité est citée dans le cahier d'information destinée au lieutenant-gouverneur et dans la lettre d'approbation de la subvention : « l'aide financière fournie par le biais de la subvention annuelle ne peut être utilisée que pour les frais engagés dans l'exercice des fonctions officielles qui ne sont pas couverts par le gouvernement provincial ». Versement des paiementsLes fonds sont versés aux lieutenants-gouverneurs au moyen du dépôt direct. Le ministère du Patrimoine canadien exige que le compte bancaire de dépôt direct soit un compte du cabinet. Lors de l'examen des dossiers, l'équipe de vérification a trouvé des confirmations de trois lieutenants-gouverneurs indiquant que le compte bancaire en question est effectivement un compte du cabinet. Les membres du personnel du Programme n'ont pas pu confirmer les sept autres ni confirmer si les dix comptes bancaires étaient tous séparés du financement provincial. |
| 2b. |
Patrimoine canadien devrait établir, en collaboration avec les directeurs de cabinet des lieutenants-gouverneurs, des politiques en matière de dépenses personnelles et de dépenses à caractère officiel des titulaires de la fonction. |
Une révision en profondeur du Cahier d'information au lieutenant-gouverneur est en cours. Le nouveau matériel guidera l'orientation du nouveau lieutenant-gouverneur du Québec. Le nouveau contenu traite de façon détaillée des dépenses admissibles à la subvention désignée, de la création de fondations au nom du lieutenant-gouverneur, du soutien à des causes sociales et caritatives, de campagnes de financement ainsi que des cadeaux reçus et donnés. Des discussions sont en cours avec l'Agence canadienne du revenu dans le but de clarifier le traitement fiscal de la subvention désignée et d'inclure cette information au manuel administratif. Depuis janvier 2007, Patrimoine canadien a mis en œuvre des moyens concrets de renforcement des capacités de la communauté des secrétaires privés (administrateurs) des lieutenants-gouverneurs. Ces efforts permettent d'ores et déjà un meilleur partage des pratiques exemplaires, des outils administratifs et des connaissances.
|
La recommandation est mise en œuvre. La réponse de la direction est mise en œuvre. CONSTATATIONSDépenses personnellesLe Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneurcontient des références en matière de dépenses personnelles et de dépenses à caractère officiel des titulaires de la fonction. Par exemple, il est indiqué ce qui suit : « Les dépenses personnelles ne sont pas admissibles et ne doivent, en aucun cas, être payées à même les fonds de la subvention annuelle. » Dépenses à caractère officielLe Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneur traite également de la création de fondations au nom du lieutenant gouverneur, du soutien à des causes sociales et caritatives, de campagne de financement ainsi que des cadeaux reçus et donnés de même que du traitement fiscal de la subvention désignée. Parmi les moyens de renforcement des capacités de la communauté des secrétaires privés des lieutenants-gouverneurs, mentionnons la consultation des cabinets des lieutenants-gouverneurs sur le nouveau contenu lié à l'admissibilité des dépenses dans le cadre de la subvention désignée. |
| 2c. |
Patrimoine canadien devrait mettre à jour le Cahier d'information au lieutenant-gouverneur, y inclure un volet sur la gestion financière et le traitement fiscal des subventions, et fournir aux lieutenants-gouverneurs et à leur cabinet une formation à ce sujet. |
Patrimoine canadien développera des modules d'apprentissage pour les lieutenants-gouverneurs et leurs secrétaires privés. Ces modules guideront des sessions d'apprentissage qui seront tenues lors des rencontres régulières entre le Ministère et les secrétaires privés ou en marge des réunions annuelles des lieutenants-gouverneurs. Parmi les sujets qui seront traités en priorité, seront élaborés un module concernant les principes généraux en matière d'éthique et de conflits d'intérêts au niveau fédéral et, en collaboration avec l'Agence canadienne du revenu, un module sur le traitement fiscal de la subvention désignée. |
La recommandation est mise en œuvre. La réponse de la direction est mise en œuvre. CONSTATATIONSMise à jour du Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneurLe Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneura été mis à jour à la suite de la vérification de 2007. Il a été mis à jour la dernière fois en avril 2010. Le Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneurcontient des directives en matière de gestion financière dans la section « Imposition de l'aide financière ». Il suggère que les lieutenants-gouverneurs possèdent des comptes bancaires distincts et conservent les dossiers financiers et les documents importants, et il explique les procédures pour reporter le solde résiduaire. Il y a aussi une section intitulée « Conflit d'intérêts » qui décrit les principes d'éthique qui s'appliquent aux lieutenants-gouverneurs. FormationLe Programme se sert du Cahier d'information destiné au lieutenant-gouverneur pour relayer l'information. Des réunions et des téléconférences annuelles sont tenues avec les lieutenants-gouverneurs afin de leur communiquer de l'information, comme le traitement fiscal des subventions. |
| 2d. |
Patrimoine canadien devrait s'assurer que les lieutenants-gouverneurs rendent compte publiquement de l'utilisation des fonds mis à leur disposition, et ce, en temps opportun. |
Les politiques du Conseil du Trésor du Canada guidant la mise en œuvre de subventions désignées décrivent ce paiement de transfert comme n'étant pas sujet aux vérifications ou à l'obligation de rendre compte. Cependant, dès 2004-2005, Patrimoine canadien imposait aux lieutenants-gouverneurs le maintien d'un cadre redditionnel afin de produire des états financiers annuels. Le Ministère explore présentement la possibilité de demander aux lieutenants-gouverneurs de développer une politique de divulgation proactive volontaire. Patrimoine canadien produira aussi un rapport annuel des dépenses des lieutenants-gouverneurs liées aux subventions désignées fédérales, lequel sera rendu public dans le site Web du Ministère. La structure du rapport sera développée en collaboration avec les cabinets des lieutenants-gouverneurs et rendue disponible au plus tard le 1er juin suivant la fin de l'exercice financier faisant l'objet du rapport. |
La recommandation est mise en œuvre. La réponse de la direction est partiellement mise en œuvre. CONSTATATIONSCadre redditionnelLorsqu'ils signent la lettre de demande de financement, les lieutenants-gouverneurs consentent à « continuer de veiller à ce qu'un cadre redditionnel demeure en place et soit exécuté conformément aux pratiques comptables reconnues ». Reddition publique de comptesLes lieutenants-gouverneurs rendent compte de l'utilisation des fonds mis à leur disposition. Le ministère du Patrimoine canadien produit un rapport annuel des dépenses des lieutenants-gouverneurs liées aux subventions désignées fédérales, lequel est rendu public dans le site Web du ministère du Patrimoine canadien. Le ministère du Patrimoine canadien rend le rapport disponible, il n'est cependant rendu disponible le 1er juin suivant la fin de l'exercice financier, car certains rapports finaux n'ont pas été soumis à cette date. Par exemple, au cours de l'exercice financier 2009-2010, cinq lieutenants-gouverneurs sur dix ont fourni leur rapport final avant le 1er juin. Les états financiers vérifiés des |
