Rapport annuel 2010-2011 du Comité ministériel de vérification

Mars 2011

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© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, 2011.

ISSN : (suivra plus tard)

Le 31 mars 2011

Daniel Jean
Sous-ministre
Ministère du Patrimoine canadien

Monsieur le Sous-Ministre,

À titre de président du Comité ministériel de vérification (CMV), j’ai le plaisir de présenter le troisième rapport annuel du Comité pour l’exercice financier 2010-2011. Le rapport annuel résume les activités du CMV et fournit une évaluation des éléments qui relèvent de sa responsabilité. Il a été produit par le Comité de vérification dont les trois membres ont joué un rôle actif dans la formulation de son contenu.

Le Comité apprécie grandement le professionnalisme, l’engagement et la compétence du personnel du ministère du Patrimoine canadien à tous les échelons. En tant que président, mon travail a également été facilité par la contribution continue des deux autres membres du Comité : Nola Buhr et Robert Martin. La perspicacité, l’expertise et le dévouement dont ils font preuve sont remarquables, et je reconnais les efforts qu’ils déploient constamment, ainsi que leur précieux apport.

Le Comité est impatient de poursuivre ses travaux au cours du prochain exercice et d’approfondir l’excellente relation de travail déjà établie entre le Ministère et le Comité ministériel de vérification.
                              
Veuillez agréer, Monsieur le Sous-Ministre, l’expression de mes sentiments les meilleurs.

Original signé par :
Donald J. Savoie, président du CMV

CC : SMA, Planification et Affaires ministérielles
Dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation
Membres du Comité de vérification

J’accuse réception : Daniel Jean

Table des matières

1.0 Introduction

1.1 Contexte

Voici le troisième rapport annuel du Comité ministériel de vérification (CMV) pour le compte du ministère du Patrimoine canadien (PCH).

Le Comité fait partie intégrante du régime de gouvernance et de vérification établi dans la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor du Canada (CT). Il veille à ce que le sous-ministre obtienne objectivement des conseils et des recommandations concernant le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance du Ministère. D’autre part, il exerce de manière intégrée et systématique une surveillance des principaux secteurs de contrôle et de responsabilisation du Ministère.

Il incombe à la direction d’établir et de maintenir un contrôle interne des biens financiers et matériels du Ministère, et d’assurer la réalisation du mandat et des objectifs de celui-ci au moyen d’une bonne gouvernance et d’une orientation stratégique. Le CMV aide la direction à s’acquitter de ces tâches et responsabilités.

1.2 Composition du Comité

Le Comité est composé de trois membres externes qui ont été choisis en fonction de leurs connaissances, compétences et expérience. Le président du Comité est Donald J. Savoie, titulaire de la Chaire de recherche du Canada en administration publique et gouvernance à l’Université de Moncton, et les membres sont Nola Buhr, professeure à l’Edwards School of Business de l’Université de la Saskatchewan, et Robert Martin, consultant en gestion financière et en développement des entreprises à Montréal.

Les membres d’office du comité comprennent le sous-ministre et le sous-ministre délégué (quand on en affecte un au Ministère). Les participants tenus d’assister à chaque réunion sont le dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation, le dirigeant principal des finances, le directeur de la Direction des services de vérification et d’assurance, et la directrice du Secrétariat des comités et services de gestion.

2.0 Sommaire des activités

2.1 Réunions du CMV et planification du travail

Le Comité s’est réuni huit fois au cours de l’exercice 2010-2011.

  • Le 30 avril 2010
  • Le 25 mai 2010 (téléconférence – information contextuelle)
  • Les 17 et 18 juin 2010
  • Le 6 août 2010 (téléconférence)
  • Le 1er octobre 2010 (téléconférence – information contextuelle)
  • Les 21 et 22 octobre 2010
  • Le 1er février 2011 (téléconférence – information contextuelle)
  • Les 24 et 25 février 2011

Les téléconférences d’information contextuelle servaient à fournir aux membres de l’information de base avant chaque réunion afin qu’ils puissent mieux comprendre les constatations des rapports de vérification.

2.2 Mandat et auto-évaluation du CMV

Le mandat du Comité ministériel de vérification précise ses exigences en matière de composition, d’activités, de responsabilités et de rapports. Il a été examiné et mis à jour en 2010-2011, et la version finale a été présentée et approuvée à la réunion de février 2011.

Le Comité a terminé son exercice annuel d’auto-évaluation ainsi qu’une évaluation de son rendement par les membres d’office au moyen d’un questionnaire distinct. En bref, les membres estimaient qu’ils étaient bien appuyés par le Ministère et qu’ils étaient généralement en mesure de s’acquitter de leurs huit principales responsabilités. Les membres d’office étaient d’avis que les membres du CMV avaient fourni au sous-ministre une orientation, une assurance et des conseils efficaces, précieux et indépendants. Ils ont également reconnu que le CMV avait apporté une importante contribution à valeur ajoutée.

2.3 Autres activités du Comité

Le Comité a reçu des mises à jour et des séances d’information sur les sujets suivants :

  • Rapports d’étape des activités d’évaluation;
  • Mises à jour sur les demandes d’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) pour la vérification interne;
  • Processus du CMV pour la collecte de renseignements liés au Rapport sur les plans et les priorités (RPP);
  • Outil de production de rapports d’assurance annuels
  • Couverture d’évaluation et de vérification;
  • Gestion des documents du Comité;
  • Fiche de rendement de 2008-2009 du Commissariat à l’information du Canada

3.0 Principales responsabilités

La présente section du rapport décrit les huit principales responsabilités assignées au CMV par la Directive sur les comités ministériels de vérification du CT : valeurs et éthique; gestion des risques; cadre de contrôle de gestion; fonction de vérification interne; liaison avec le Bureau du vérificateur général (BVG) et les organismes centraux; suivi des plans d’action de la direction; états financiers et rapports des comptes publics; rapports de reddition de comptes.

3.1 Valeurs et éthique

Le CMV examine les politiques et les pratiques de gestion afin de promouvoir les valeurs de la fonction publique et d’assurer le respect des lois, des règlements, des politiques et des normes d’éthique.

En octobre 2010, la Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail a présenté au Comité à titre d’information le plan d’action triennal du Ministère sur les valeurs et l’éthique. Pour continuer de tirer parti du Cadre des valeurs et de l’éthique élaboré en 2009-2010, le Comité a demandé à la Direction générale de présenter son nouveau Code de conduite ainsi que son énoncé de vision. En février 2011, la Direction générale de la gestion des ressources humaines et du milieu de travail a fourni des renseignements et une mise à jour sur l’élaboration du Code organisationnel de valeurs et d’éthique de PCH, qui inclut l’énoncé des valeurs de PCH et la Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat.

Le Comité reconnaît les progrès réalisés par rapport au Cadre des valeurs et de l’éthique dans la définition des éléments clés. Il reconnaît également qu’il reste à faire un rapprochement entre le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et le Code de valeurs et d’éthique de PCH.

Dans le cadre de notre travail, nous avons l’intention de continuer à rencontrer annuellement l’Ombudsman afin d’examiner son rapport annuel.

3.2 Gestion des risques

Le CMV continue d’examiner le profil de risque du Ministère et les mesures établies pour gérer ces risques.

À la réunion de juin 2010, les Services de la gestion intégrée des risques ont informé les membres du Comité sur les activités de détermination des risques pour 2010-2011, et ont présenté un rapport d’étape sommaire sur les mesures d’atténuation prévues dans le profil de risque organisationnel 2008-2009. Le Comité demande un examen des plans de profil de risque organisationnel de PCH pour une réunion ultérieure.

À la réunion d’octobre 2010 du Comité, la Direction générale de la politique stratégique, planification et des affaires ministérielles a présenté un aperçu et les prochaines étapes du profil de risque organisationnel 2010-2011 à titre d’information. Le Comité a demandé que la Direction générale présente un inventaire plus détaillé d’information sur le risque à l’appui du profil de risque organisationnel. Le Comité veut voir des améliorations apportées à la gestion des risques. Le profil de risque organisationnel est trop vague.  Il consiste en des énoncés généraux qui manquent de mesures d’atténuation substantielles. En outre, tous les risques n’ont pas été déterminés et évalués.

Le Ministère continue d’utiliser un outil d’évaluation et de gestion des risques associés aux projets (EGRP), d’application opérationnelle, pour gérer les programmes de subventions et de contributions. L’outil d’EGRP vise à prendre des décisions fondées sur le risque à l’égard de la gestion des projets de financement, tout en réduisant le fardeau administratif sur les bénéficiaires ayant des projets à faible risque. L’initiative a pour but de donner suite aux attentes liées à la Politique sur les paiements de transfert du Conseil du Trésor et de dresser, à l’intention de la direction, une vue d’ensemble du risque au sein de l’organisation.

Le Comité croit qu’il est important de maintenir une approche de gestion du risque qui permettra au Ministère de faire preuve de diligence raisonnable, de prendre des décisions éclairées fondées sur les risques et d’éviter des contrôles administratifs lourds.

Depuis le début de l’exercice 2010-2011, la relation hiérarchique associée à la fonction de gestion du risque est passée du Bureau du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (BDPVE) à la Direction générale de la politique, de la planification et de la recherche stratégiques. Cette mesure découle d’une recommandation du Comité de modifier cette relation hiérarchique en raison du conflit d’intérêts possible étant donné que le dirigeant principal de la vérification était aussi responsable de la gestion du risque au Ministère. Ce changement devrait aider à clarifier les rôles et les responsabilités.

3.3 Cadre de contrôle de gestion

Le CMV examine les contrôles internes du Ministère. Dans son rapport précédent, le Comité a indiqué qu’il aimerait obtenir de l’information additionnelle sur les contrôles internes afin de s’acquitter de ses responsabilités.

À la réunion de juin 2010, la Direction générale de la gestion financière (DGGF) de PCH a présenté un Cadre de contrôle interne en matière de rapports financiers et une déclaration de responsabilité de la direction pour accompagner les états financiers du Ministère aux fins d’examen et de commentaires. Le Comité a formulé des commentaires et la Direction générale lui a présenté les documents modifiés par téléconférence en août 2010.

Nous nous attendons à ce que la DGGF poursuive la mise en œuvre de la Politique sur le contrôle interne (c.-à-d. l’évaluation de l’efficacité de la conception des activités de contrôle, de l’efficacité opérationnelle des activités de contrôle et l’évaluation des lacunes des contrôles internes) et qu’elle rende compte au Comité des progrès réalisés.

Le Comité est toujours d’avis qu’il doit obtenir davantage d’information sur les contrôles internes du Ministère.

3.4 Fonction de vérification interne

3.4.1 Charte sur la vérification interne

Au cours de l’année le Comité a examiné la Charte sur la vérification interne de Patrimoine canadien, il a proposé des changements, et en a recommandé l’approbation par la sous-ministre. Il est d’avis que ce document est conforme à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor; il continuera de le passer en revue périodiquement afin de s’assurer qu’il reste à jour.

3.4.2 Plan de vérification axé sur les risques

En octobre 2010, le BDPVE a fourni au Comité une mise à jour semestrielle sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre du Plan de vérification axé sur les risques de PCH, et lui a fait part des modifications qui y ont été apportées. Il a également consulté le Comité sur l’approche adoptée pour l’élaboration du Plan de vérification axé sur les risques pour les exercices financiers 2011-2012 à 2013-2014.

À la réunion de février 2011, le BDPVE a présenté le Plan pluriannuel de vérification axé sur les risques 2011-2012 à 2013-2014, et le Comité en a recommandé l’approbation par la sous-ministre.

Le Comité demande une mise à jour semestrielle sur la mise en œuvre du Plan pluriannuel de vérification axé sur les risques. Le résumé de mi-exercice des progrès réalisés par rapport au Plan, ce qui comprend les modifications potentielles à apporter au Plan (de même que la justification), permet au Comité d’évaluer les progrès en cours. Le Comité est préoccupé quant à la disponibilité des ressources pour la mise en œuvre du Plan tel qu’il a été approuvé.

3.4.3 Rapports de vérification

Les rapports de vérification interne constituent le principal produit livrable de la Direction des services de vérification et d’assurance. Les onze rapports suivants, dont deux à titre d’information seulement, ont été présentés au Comité aux fins d’examen :

  • Direction générale de Sport Canada;
  • Secrétariat des langues officielles;
  • Services de la rémunération et des avantages sociaux;
  • Participation du Canada à l’Exposition internationale 2005 à Aichi au Japon (Expo 2005) – Suivi;
  • Rapport sur le Plan d’action économique du Canada et application de procédés de vérification spécifiés;
  • Programme des lieutenants-gouverneurs – Suivi;
  • Processus d’approvisionnement au Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP);
  • Programme Katimavik;
  • Vérification de la conformité des bénéficiaires effectuée auprès du Comité d’organisation des Jeux olympiques et paralympiques d’hiver de 2010 à Vancouver;
  • Consultation sur la modernisation du processus de subventions et de contributions;
  • Mise à jour de l’évaluation préliminaire de la gestion et de la technologie de l’information.

Les plans d’action de la direction qui découlent de ces rapports ont été examiné par le Comité. De plus, il a demandé et reçu toutes les lettres de recommandations pertinentes.

3.4.4 Pratique professionnelle

En mars 2009, un cabinet comptable indépendant a examiné les autorisations et les processus, et a cerné les pratiques exemplaires existantes et les secteurs à améliorer. Cet examen a permis au BDPVE de se préparer en vue d’une inspection professionnelle de la fonction par le Bureau du contrôleur général (BCG). En juin 2010, le plan d’action de la direction qui en a découlé avait été mis en œuvre en grande partie, quelques questions demeurant en suspens.

Au cours de 2010-2011, le BVG a effectué une vérification de suivi du chapitre de vérification de 2004 intitulé « La vérification interne dans les ministères et les organismes ». PCH a formulé des commentaires sur la version préliminaire du rapport de la directrice principale du BVG et a reçu l’ébauche du rapport du BVG pour signature d’ici le 15 février 2011 (y compris la réponse de la direction).

La DSVA continue de mettre en œuvre son plan de ressources humaines et maintient une approche qui encourage l’accréditation de son personnel de vérification

3.4.5 Capacité

À chaque réunion, le directeur de la DSVA donne un bref aperçu de l’état d’avancement des plans de travail de la Direction et discute des risques qui influent sur le parachèvement des projets. Le Comité s’inquiète toujours du grand roulement de personnel à la DSVA et des répercussions possibles sur la qualité et le nombre de vérifications internes et les travaux du Comité. Nous signalons qu’au cours de l’année, on a pourvu aux postes de DPVE et de directeur de la DSVA.

Nous comprenons que le nombre de rapports n’est pas la seule mesure du rendement de la vérification interne, mais nous constatons néanmoins les défis continus en matière de ressources de la fonction et l’incidence que cela a eu sur le nombre de rapports fournis au Comité. Cette année, nous avons reçu, examiné et recommandé pour approbation neuf rapports de la DSVA, par rapport à dix-sept en 2008-2009, et à neuf en 2009-2010.

3.5 BVG, BCG et organismes centraux

Le BDPVE continue de favoriser une relation de travail positive avec le Bureau du contrôleur général (BCG) et le Secrétariat du Conseil du Trésor. Le Comité constate que le BDPVE est bien informé des activités de certains agents du Parlement, notamment du Bureau du vérificateur général (BVG). À cette fin, le Comité accueille favorablement le rapport d’étape de ces relations.

3.5.1 Collaboration

Le Comité de vérification a tenu sa discussion semestrielle avec M. John Rossetti, vérificateur général adjoint, et Mme Aline Vienneau, directrice principale, à la réunion d’octobre 2010. Le BVG a présenté au Comité son rapport sur les résultats de la vérification annuelle pour l’exercice se terminant le 31 mars 2010. Parmi les points soulevés, mentionnons la relation avec le Ministère; le prochain rapport du BVG qui sera déposé au Parlement; la relation entre le BVG et les comités ministériels de vérification; les nouvelles normes internationales de vérification. M. Rossetti a indiqué que le BVG accepterait des invitations plus fréquentes aux réunions du CMV.

À la réunion de février 2011, le Comité a tenu sa réunion annuelle avec M. James Ralston, contrôleur général, et Mme Jennifer Robinson, directrice, Nominations et opérations, Comités de vérification. La discussion a porté notamment sur le classement des vérificateurs internes; le processus de nomination; l’examen de la Politique sur le contrôle interne du CT; la formation et les symposiums à l’intention des membres.

Le Comité a également eu sa rencontre semestrielle avec Mme Linda Drainville, directrice principale du BVG à la réunion de février 2011. Mme Drainville a présenté le plan du BVG concernant la vérification annuelle des renseignements financiers de PCH pour l’exercice se terminant le 31 mars 2011.

Le Comité bénéficie grandement des réunions régulières avec le BVG et le BCG et attend avec impatience les prochaines réunions.

3.5.2 Le point sur le BCG, le BVG et les autres certificateurs

À chaque réunion, un rapport est présenté au Comité sur l’état actuel des activités de vérification du BCG et du BVG et d’autres certificateurs ayant une incidence possible sur le Ministère. Au cours de 2010-2011, des présentations ont été faites, notamment :

  • Examen des pratiques d’approvisionnement du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement;
  • Étude sur l’emploi occasionnel au sein de la fonction publique;
  • Mises à jour du BDPVE sur la vérification du BVG concernant la vérification interne.

3.5.3 Vérifications effectuées par le BVG et les organismes centraux

Au cours de 2010-2011, le BVG a effectué une vérification de suivi du chapitre de 2004 intitulé « La vérification interne dans les ministères et les organismes » pour le rapport du vérificateur général d’avril 2011. L’ébauche de réponse au BVG a été présentée au Comité aux fins d’examen et de commentaires, et ce dernier était d’accord avec la réponse suggérée.

Au cours de l’année, la Direction générale de la gestion financière a élaboré un plan d’action de la direction pour l’évaluation des contrôles généraux des technologies de l’information du BVG. Le plan a été présenté au Comité aux fins d’examen et de recommandation et pour la recommandation de la sous-ministre.

Même si PCH ne faisait pas partie de la vérification mentionnée dans le rapport du BVG du printemps 2010 « Chapitre 1 – Le vieillissement des systèmes de technologie de l’information », le Ministère a préparé une réponse de la direction et un plan d’action pour donner suite aux recommandations.

Lors de la réunion d’avril 2010, le directeur par intérim de la DSVA a présenté un rapport d’étape sur la mise en œuvre des recommandations du BVG. Il a informé le Comité que certaines recommandations ont été mises en œuvre de façon intégrale tandis que les autres progressent de façon acceptable. Le Comité a examiné le rapport d’étape et l’a recommandé pour l’approbation de la sous-ministre.

3.5.4 Vérifications effectuées par le BCG

3.5.4.1 Plan triennal du BCG

À la réunion de juin 2010, le Comité a examiné le Plan triennal de vérification interne horizontale axé sur les risques pour les grands ministères et organismes du BCG. Le BDPVE a proposé au BCG que PCH soit inclus dans deux vérifications horizontales (Gestion du rendement et Cadre de contrôle de gestion des subventions et contributions – Phase 2), car cela contribuerait au rapport d’assurance annuel du DPVE. Le Comité était d’accord avec cette proposition.

3.5.4.2 Vérifications horizontales du BCG qui n’incluent pas PCH

Pour rendre compte de l’état des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance à l’échelle du gouvernement du Canada, le BCG effectue des vérifications horizontales qui consistent à examiner les risques qui s’étendent à plus d’un ministère. Pour tous les rapports publiés, le contrôleur général encourage les ministères à tenir compte des incidences des constatations et des recommandations des vérifications et, lorsque les ministères le jugent nécessaire, à élaborer un plan d’action de la direction.

Au cours de l’exercice financier 2010-2011, le Secteur de la politique stratégique, de la planification et des affaires ministérielles a préparé une réponse et un plan d’action de la direction pour donner suite aux recommandations des trois rapports suivants du BCG qui n’incluaient pas le Ministère. Les réponses et les plans d’action ont été présentés au Comité à titre d’information seulement :

  • Vérification interne horizontale des systèmes de renseignement sur les marchés et la surveillance des marchés dans les grands ministères et organismes;
  • Vérification interne horizontale des marchés de services professionnels, techniques et d’aide temporaire dans les petits ministères et organismes;
  • Vérification interne horizontale du profil de risque organisationnel dans les grands ministères et organismes.

À la réunion d’octobre 2010, le directeur intérimaire de la DSVA a présenté un rapport d’étape sur la mise en œuvre des recommandations du BCG afin que le Comité l’examine et le recommande aux fins d’approbation par la sous-ministre. Les membres ont demandé que tous les rapports de suivi soient présentés en même temps et, à la réunion de février 2011, le BDPVE a fourni au Comité les détails de l’approche élaborée pour répondre à cette demande.

3.6 Suivi des plans d’action de la direction découlant des vérifications internes

À la réunion de juin 2010, le directeur intérimaire de la DSVA a fait part de l’état actuel du suivi des plans d’action de la direction découlant des rapports de vérification interne.

À la réunion d’octobre 2010, le BDPVE a présenté l’examen semi-annuel de l’état d’instance du rapport de suivi de la vérification interne à titre d’information.

À la réunion de février 2011, le DPVE a fourni des renseignements aux membres sur les modifications apportées au présent processus. Les membres ont demandé la production de rapports plus fréquents sur l’état d’avancement des plans d’action de la direction. Le Comité est d’avis qu’il est essentiel de surveiller l’état d’avancement du suivi des plans d’action de la direction, car il est préoccupé par la vitesse à laquelle les recommandations sont mises en œuvre. Par conséquent, le Comité accueille favorablement la présentation trimestrielle de ces mises à jour.

3.7 États financiers et rapports des comptes publics

À la réunion de juin 2010, la Direction générale de la gestion financière a présenté une ébauche sur les états financiers de PCH à titre d’information seulement. Le 6 août 2010, la DGGF a présenté au Comité les états financiers vérifiables du Ministère datés du 31 mars 2010. Elle a également présenté une annexe à la déclaration de responsabilité de la direction pour l’exercice 2009-2010, qui reflète les modifications proposées par le Comité lors de la réunion tenue les 17 et 18 juin.

À la réunion de février 2011, la Direction générale de la gestion financière a informé les membres sur les états financiers prospectifs pour les exercices se terminant le 31 mars 2011 et le 31 mars 2012, et a présenté de l’information sur les nouveaux rapports financiers trimestriels. Le Comité est satisfait de l’état de préparation du Ministère en vue des états financiers vérifiables. Les efforts à ce chapitre nous donnent une certaine assurance quant à l’efficacité des systèmes de contrôle interne à l’égard des rapports financiers.

3.8 Rapports de reddition de comptes

À la réunion d’octobre 2010, la Direction générale de la politique, de la planification et de la recherche stratégiques, et affaires du Cabinet (PPRSAC) a présenté le Rapport ministériel sur le rendement (RMR) 2009-2010. La Direction générale a également informé le Comité de la contribution de PCH au Rapport sur le rendement du Canada (RRC). Une copie du Rapport sur les plans et les priorités (RPP) 2010-2011 a aussi été fournie au Comité.

Par ailleurs, le Comité a demandé qu’à l’avenir il reçoive le RMR et le RPP avant qu’ils soient présentés au Conseil du Trésor de façon à ce qu’il puisse les examiner. Le Comité constate que, au fil du temps, sa responsabilité à cet égard est de fournir des conseils sur les omissions importantes ou les inexactitudes.

4.0 Capacité et rendement de la vérification interne

En même temps que la Direction des services de vérification et d’assurance continue de s’adapter à un nouveau cadre de gestion et aux défis que représentent les réductions de ressources, les professionnels de la vérification interne de PCH continuent de produire des rapports de qualité et d’entretenir une relation solide avec le BVG et le BCG. Le Comité estime que le BDPVE et son équipe sont bien déterminés à ajouter de la valeur aux activités de PCH et à l’aider à atteindre ses objectifs stratégiques.

Cependant, le Comité est préoccupé par le défi continu de recruter et de maintenir en poste des professionnels qualifiés de la vérification interne, et il aimerait qu’une classification des postes pour les vérificateurs internes reconnaisse l’expertise requise pour la fonction. Une classification plus appropriée aiderait au recrutement et au maintien en poste de vérificateurs internes qualifiés.

La DSVA continue de compter sur des consultants externes afin de compléter son personnel pour des projets précis. L’arrangement en matière d’approvisionnement des Services professionnels de soutien à la vérification négocié par PCH a simplifié les procédures relatives à l’embauche de consultants externes, optimisant par le fait même l’utilisation de ces ressources. Même si nous continuons de reconnaître qu’il peut y avoir lieu d’engager des consultants externes, un recours accru à des vérificateurs internes permettrait d’améliorer l’uniformité des rapports de vérification interne.

Le Comité reconnaît l’incidence que l’initiative de transformation a sur les ressources de vérification interne. Il compte sur le BDPVE pour s’acquitter de ses responsabilités. Il accueillerait favorablement, à chaque réunion, un rapport d’étape sur les ressources de vérification interne et le recours à des consultants externes.

5.0 Points de vue sur la gestion du risque, les contrôles et la gouvernance

L’un des rôles du Comité consiste à donner objectivement des conseils et des recommandations au sous-ministre sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l’assurance quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance. Pour fournir ces conseils, le Comité s’appuie sur le travail de la DSVA et, en particulier, sur le rapport annuel global d’assurance (RAGA) du DPVE qui est une partie intégrante du rapport annuel du DPVE. Le RGAA a pour but de fournir au sous-ministre un aperçu des constatations globales du DPVE découlant de l’exécution du PVAR. Le Comité a également examiné la lettre de déclaration préparée par le Bureau du dirigeant principal des finances, particulièrement parce qu’elle concerne les contrôles internes et les rapports financiers.

Le Comité a examiné les constatations de vérification interne et les opinions de vérification qui en découlent. Par conséquent, il se sent à l’aise avec l’utilisation de l’assurance du DPVE sur la gestion des risques, les contrôles internes et la gouvernance. Ainsi, le Comité a reproduit ci-dessous des extraits du RGAA du DPVE. Ces extraits sont indiqués en italique.

5.1 Gestion des risques

Les vérifications internes à ce chapitre ont visé principalement l’évaluation des contrôles liés à la gestion des risques des opérations au moyen des vérifications du programme de subventions et contributions et des directions générales.

À ce stade, la fonction de gestion des risques ministériels et les processus et les activités de gestion de ces risques n’ont pas encore fait l’objet d’une vérification complète par la DSVA.

Comme ce fut le cas dans le rapport annuel précédent au DPV, la DSVA est d’avis que, même si certains programmes ont procédé à l’identification des principaux risques et à la définition de stratégies d’atténuation, des mécanismes officiels pour évaluer, surveiller et mettre à jour les risques et les stratégies d’atténuation et établir des rapports connexes n’ont pas encore été instaurés pour tous les programmes ayant fait l’objet d’une vérification.

Dans l’immédiat, le PVAR de la DSVA prévoit une vérification de la gestion intégrée du risque (en 2012-2013) et continuera à inclure les contrôles de gestion fondamentaux liés à la gestion du risque dans d’autres vérifications internes.

5.2 Contrôle

La vérification interne a visé principalement les contrôles internes ayant trait aux catégories suivantes : la gérance des politiques et programmes; (l’accent étant mis sur le traitement des opérations); les subventions et contributions. À mesure que la DSVA effectue du travail de vérification additionnel dans d’autres catégories de contrôle interne, elle pourra produire de nouveaux  rapports qui offriront des points de vue à ces égards.

En se fondant sur les travaux de vérification interne effectués au cours des trois dernières années, la DSVA a fait remarquer qu’en général le Ministère a instauré des processus de contrôle officiels et que, dans l’ensemble, ces processus fonctionnent efficacement.

Quant à la catégorie politiques et programmes, la DSVA a observé qu’il y a une possibilité pour le Ministère d’officialiser davantage ses processus de surveillance de la conformité des politiques dans certains domaines ayant fait l’objet d’une vérification.

En ce qui concerne la catégorie gérance et, plus particulièrement, le traitement des opérations, les mesures de contrôle internes sont considérées comme étant généralement efficaces d’après les travaux effectués par la DSVA.

Pour ce qui est des Subventions et contributions, la DSVA continue de vérifier régulièrement l’efficacité et l’efficience des contrôles des S et C dans le cadre des vérifications de programmes et de directions générales le cas échéant. À ce jour, les constatations découlant de ces activités de vérification ont été positives pour l’ensemble.

En outre, un sujet a commencé à voir le jour et concerne une possibilité pour le Ministère d’améliorer la formation et les conseils dispensés au personnel relativement aux rôles, aux responsabilités et aux procédures.

Toutes les vérifications effectuées par la DSVA comprennent la vérification des contrôles. La DSVA continue de vérifier l’efficacité des contrôles dans le cadre des vérifications de programmes, de directions générales et de gestion. Il convient de noter que la DSVA a prévu des vérifications internes des activités du Ministère pour assurer la conformité avec la Politique sur le contrôle interne du CT pour 2011-2012 et 2012-2013.

5.3 Gouvernance

La gouvernance a été définie pour inclure les catégories suivantes du CRG : Gouvernance et orientation stratégique; Résultats et rendement; Responsabilisation; Valeurs de la fonction publique.

Sur le plan des constatations relativement à la catégorie Gouvernance et orientation stratégique, la DSVA a effectué plusieurs vérifications des subventions et contributions, de directions générales et de gestion au cours du dernier cycle triennal portant sur les contrôles de gouvernance et d’orientation stratégique.

Dans l’ensemble, les mécanismes de gouvernance sont considérés comme étant généralement efficaces dans les travaux qui ont été entrepris (qui arrivent à des conclusions semblables à celles de l’évaluation du CRG). Il est toutefois possible de faire preuve d’une plus grande rigueur dans la documentation des résultats et des décisions des organismes de gouvernance.

En ce qui concerne la catégorie Résultats et rendement, des problèmes modérés concernant l’absence de collecte, d’analyse et de communication de données relatives à la mesure du rendement ont été signalés dans plusieurs vérifications effectuées par la DSVA.

Quant à la catégorie Responsabilisation, des problèmes modérés concernant l’officialisation des rôles et des responsabilités ont été signalés dans les vérifications effectuées par la DSVA.

Enfin, pour ce qui est de la catégorie Valeurs de la fonction publique, la DSVA présentera bientôt un rapport sur une vérification qui a été effectuée récemment sur les processus relatifs aux valeurs et à l’éthique du Ministère, et qui couvrait les contrôles de gestion fondamentaux de cette catégorie

6.0 Autres observations sur l’année

Au cours des dernières années, le ministère du Patrimoine canadien a entrepris un important exercice de réduction des coûts administratifs connu sous le nom de l’Initiative de transformation. Cela comprenait un examen des services internes, une stratégie d’affectation des ressources et la modernisation des subventions et des contributions. Nous constatons les réalisations suivantes découlant de cet exercice :

  • Les coûts opérationnels ont été réduits de 45 millions de dollars.
  • Le nombre d’équivalents temps plein (ETP) a été réduit de 445, et 95 % de ces employés ont été affectés ailleurs.

Le Comité a été informé que toutes les réductions ont été appliquées du côté opérationnel du Ministère. Ainsi, il n’y aurait eu aucune incidence sur les programmes ou les services.

Dans le cadre de ce processus, le Ministère a recentré son attention surles résultats plutôt que sur les processus. En tant que Comité, nous demeurons vigilants pour faire en sorte que les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance ne soient pas indûment compromis en raison de l’initiative de transformation.

Il y a eu plusieurs changements dans le personnel clé au cours de l’année.

  • Nous soulignons l’arrivée d’un nouveau sous-ministre, M. Daniel Jean. Nous avons commencé à établir une solide relation de travail avec lui. Nous nous engageons à lui offrir tout le soutien et l’aide dont il aura besoin pour atteindre ses objectifs.
  • Nous saluons Mme Judith LaRocque qui a été sous-ministre du Patrimoine canadien pendant huit ans. Nous avons beaucoup apprécié travailler avec elle.
  • Nous saluons également le sous-ministre délégué, M. Stephen Wallace, avec lequel nous avons travaillé étroitement au cours de l’année.
  • Au cours de l’année, un nouveau DPVE, M. Richard Willan, a été nommé. Nous avons déjà développé une bonne compréhension de son engagement à l’égard du rôle de la vérification interne. D’autre part, plus récemment au cours de l’année, une nouvelle directrice de la DSVA, Mme Maria Lapointe-Savoie est entrée en fonction au Ministère. Nous attendons avec impatience de collaborer avec eux au cours des années à venir.
  • Le Comité remercie M. Jean-Pierre Gauthier pour ses efforts dans le rôle de dirigeant principal intérimaire de la vérification et de l’évaluation et exprime sa gratitude pour le travail qu’il a accompli pendant la période intérimaire. Le Comité remercie également M. Claude Bélisle d’avoir exercé les fonctions de directeur intérimaire de la DSVA et souligne sa contribution à la vérification interne dans l’exécution de ces fonctions.

Au cours de l’année, nous avons commencé le processus de réunion à huis clos avec le dirigeant principal des finances et le DPVE à chaque réunion du CMV. Cela permet un échange direct entre le Comité et ces hauts dirigeants clés.

Enfin, pour améliorer notre compréhension du Ministère, un processus plus officiel a été établi pour donner au Comité une vue d’ensemble des projets d’évaluation et un accès facile aux rapports en découlant.

7.0 Regard sur l’avenir

En ce qui concerne l’avenir pour 2011-2012, le Comité a un certain nombre d’objectifs.

  • Nous surveillerons l’initiative de transformation à PCH et l’incidence qu’elle a sur les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance.
  • Nous attendons avec impatience de développer une relation de travail solide avec le nouvel ombudsman/agent des valeurs et de l’éthique.
  • Le Comité demandera des mises à jour sur le rapprochement entre le Code de valeurs et d’éthique de la fonction publique et le Code de valeurs et d’éthique de PCH.
  • Le Comité s’attend à examiner les rapports financiers trimestriels du Ministère.
  • Nous nous attendons à fournir une plus grande contribution aux rapports de reddition de comptes, plus particulièrement dans la préparation du RMR et du RPP.
  • Le Comité attend la présentation du profil de risque organisationnel 2011-2012 et s’attend à ce qu’il démontre une évolution dans le processus de gestion des risques.
  • Nous continuons de demander des mises à jour sur les contrôles internes du Ministère afin de faire en sorte que le Ministère maintienne sa capacité d’avoir des états financiers ministériels vérifiables.
  • Nous prenons note du transfert de la fonction de vérification des bénéficiaires qui est passée du DPVE au dirigeant principal des finances, et nous voudrons en mesurer l’incidence.
  • Étant donné que le Comité continue d’être préoccupé par le roulement du personnel de verification interne au sein de la DSVA, le Comité accueillerait favorablement un plan pour attirer, motiver et maintenir en poste des vérificateurs qualifiés.

Le Comité, qui est maintenant établi depuis trois ans, a pu développer une relation de travail solide avec le Ministère. Beaucoup de travail a été réalisé pour renforcer la vérification interne à PCH, mais il en reste encore beaucoup à faire. Nous avons la ferme intention de continuer à mettre à profit nos succès passés pour renforcer davantage les pratiques de gouvernance et la vérification interne au sein du Ministère.

Annex A : Sigles utilisés dans le présent rapport

BCG Bureau du contrôleur général
BDPVE Bureau du dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation
BVG Bureau du vérificateur général
CMV Comité ministériel de vérification
CRG Cadre de responsabilisation de la gestion
CT Conseil du Trésor
DGGF Direction générale de la gestion financière
DPVE Dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation
DSVA Direction des services de vérification et d’assurance
EGRP Évaluation et gestion des risques associés aux projets
ETP Équivalent temps plein
GI/TI Gestion de l’information/technologie de l’information
PCH Ministère du Patrimoine canadien
PVAR Plan de vérification axé sur les risques
RAGA Rapport annuel global d’assurance
RCIP Réseau canadien d’information sur le patrimoine
RMR Rapport ministériel sur le rendement
RPP Rapport sur les plans et les priorités
S et C Subventions et contributions
SCT Secrétariat du Conseil du Trésor
SPSV Services professionnels de soutien à la vérification