Sommaire de l'évaluation de l'efficacité du système de contrôle interne en matière de rapports financiers et du plan d'action de Patrimoine canadien pour l'exercice 2010-2011 Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant les contrôles internes en matière de rapports financiers

Note au lecteur

Depuis l’entrée en vigueur, le 1er avril 2009, de la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, les ministères sont tenus de démontrer qu’ils se sont dotés d’un système de contrôle interne efficace en matière de rapports financiers (CIRF).

Dans le cadre de cette politique, les ministères doivent évaluer annuellement leur système de CIRF, établir des plans d’action pour apporter les ajustements qui s’imposent et joindre à leur Déclaration de responsabilité de la direction un sommaire des résultats de l’évaluation et du plan d’action.

L’efficacité des systèmes de CIRF vise à obtenir des d’états financiers fiables et à assurer que :

Les opérations sont dûment autorisées;
Les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
Les actifs sont protégés contre les risques comme le gaspillage, les abus, les pertes, la fraude et la mauvaise gestion; et
Les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Il importe de noter que le système de CIRF n’est pas conçu pour éliminer totalement les risques mais plutôt pour les atténuer à un niveau raisonnable, les contrôles étant efficaces et définis en proportion des risques qu’ils visent à atténuer.

Le système de contrôle interne en matière de rapports financiers est conçu pour atténuer les risques à un niveau raisonnable fondé sur un processus continu qui vise à identifier et à évaluer l’efficacité des contrôles clés et à y apporter les ajustements nécessaires ainsi qu’à surveiller le fonctionnement du système à des fins d’amélioration continue. Par conséquent, la portée, la fréquence et l’état d’avancement des évaluations de l’efficacité du système de CIRF des ministères peuvent varier d’une organisation à l’autre, compte tenu des risques et des situations qui leur sont propres.

Table des matières

1. Introduction

2. L’ENVIRONNEMENT DE CONTRÔLE DE PATRIMOINE CANADIEN PAR RAPPORT AU CIRF

3. ÉVALUATION DU SYSTÈME DE CIRF DE PATRIMOINE CANADIEN

4. RÉSULTATS DE L’ÉVALUATION MINISTÉRIELLE DURANT L’EXERCICE 2010-2011

5.PLAN D’ACTION MINISTÉRIEL

Introduction

Le présent document est annexé à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne exercé en matière de rapports financiers de Patrimoine Canadien pour l’exercice 2011-2012. Comme l’exige la Politique sur le contrôle interne du Conseil du Trésor, en vigueur depuis le 1er avril 2009, le document présente des renseignements sommaires sur les mesures prises par Patrimoine canadien en vue de tenir un système efficace de contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF). Plus particulièrement, il fournit de l’information sur les évaluations menées par Patrimoine canadien (le Ministère) jusqu’au 31 mars 2012, des renseignements sur les progrès, les résultats et les plans d’action connexes ainsi que les principales données financières permettant de comprendre l’environnement de contrôle propre au ministère. Ce document est le 3e sommaire produit Patrimoine canadien.

1.1 Pouvoirs, mandat et activités de programme

Le ministère du Patrimoine canadien a été mis sur pied en 1995 en vertu de la Loi du ministère du Patrimoine canadien. Le Ministère est responsable de l’élaboration de politiques et de l’exécution de programmes qui aident tous les Canadiens à participer à la vie culturelle et civique de leur collectivité. Les activités du Ministère sont orientées en fonction des trois résultats stratégiques suivants :

1) Les expressions artistiques et le contenu culturel canadiens sont créés et accessibles au pays et à l’étranger;
2) Les Canadiens partagent, expriment et apprécient leur identité canadienne; et
3) Les Canadiens participent et excellent dans les sports.

En particulier, le ministère du Patrimoine canadien est chargé de formuler et de mettre en œuvre les politiques culturelles relatives au droit d’auteur, aux investissements étrangers et à la radiodiffusion, ainsi que les politiques relatives aux arts, au patrimoine, aux langues officielles, au sport, au cérémonial d’État et au protocole, et aux symboles canadiens. Les activités de programmes sont les suivantes :

1) Arts;
2) Industries culturelles;
4) Patrimoine;
4) Promotion et appartenance au Canada;
5) Engagement et participation communautaire;
6) Langues officielles;
7) Sport;
8) Services internes.

Le Rapport ministériel sur le rendement et le Rapport sur les plans et les priorités permettent d’obtenir des renseignements détaillés sur la mission, les priorités, les résultats stratégiques et l’architecture des activités de programmes de Patrimoine canadien.

1.2 Principales données financières

Les états financiers (non vérifiés) de Patrimoine canadien pour l’exercice prenant fin le 31 mars 2012 se retrouvent au lien suivant : http://www.pch.gc.ca/pc-ch/publctn/mindep-fra.cfm. De l’information financière se retrouve également dans les comptes publics du Canada au lien suivant : http://www.tpsgc-pwgsc.gc.ca/recgen/txt/72-fra.html.

Voici les principales données financières du Ministère relatives à l’exercice 2011-2012 :

Les charges de Patrimoine canadien étaient de 1 320,3 millions de dollars. Les paiements de transfert comprenaient la majorité des dépenses (1 061,9 millions ou 80,4%), suivi des salaires et avantages sociaux (195,0 millions ou 14,8%).
Les revenus de Patrimoine canadien étaient de 75,2 millions de dollars. Les revenus étaient principalement composés de revenues provenant de l’entente fédérale-provinciale de 1979 sur la loterie (68,3 millions ou 90,7%). Aussi, d’autres revenus étaient constitués de revenus provenant du Bureau de certification des produits audiovisuels canadiens et de l’Institut canadien de conservation, qui se chiffraient à 4,7 millions de dollars.
Les actifs totalisaient 408,6 millions de dollars au 31 mars 2012. Le montant à recevoir du Trésor représentait la majorité des revenus (391,9 millions ou 95,9%), suivi des immobilisations corporelles (8,9 millions ou 2,2%).
Au 31 mars 2012, les créditeurs et charges à payer d’un montant de 395,5 millions de dollars représentaient 94,3% du total des passifs (419,5 millions de dollars).

1.3 Ententes de services pertinentes aux états financiers

Patrimoine canadien a recours à d’autres ministères du gouvernement pour le traitement de certaines opérations qui sont consignées dans ses états financiers :

En tant que principal fournisseur de services du gouvernement fédéral, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) joue le rôle de banquier principal, de comptable, d’acheteur centralisé, d’autorité en matière de traduction et de gestionnaire de biens immobiliers, en plus de permettre à tous les ministères d’avoir accès en ligne aux services gouvernementaux. TPSGC a fourni des locaux gratuitement à Patrimoine canadien durant l’exercice financier 2011-2012. TPSGC a également administré le paiement des salaires et l’acquisition de biens et de services au nom du Ministère.
Patrimoine canadien a reçu gratuitement des services du Secrétariat du Conseil du Trésor pendant l’exercice 2011-2012 pour les cotisations de l’employeur aux régimes de soins de santé et de soins dentaires. En outre, le Secrétariat du Conseil du Trésor a transmis au Ministère l’information utilisée pour calculer certaines charges à payer et provisions, comme la charge accumulée liée aux indemnités de départ.
Justice Canada a fourni des services juridiques à Patrimoine canadien d’une valeur globale de 1,2 million de dollars pendant l’exercice 2011-2012.

1.4 Changements importants pendant l’exercice 2010-2011

Services partagés Canada – Services partagés Canada (SPC) a été créé le 4 août 2011 dans le but de regrouper, d’uniformiser et d’améliorer l’infrastructure de la technologie de l’information (TI) du gouvernement, en particulier le courrier électronique, les centres de données et les services de réseaux de 43 ministères et organismes fédéraux. Le 15 novembre 2011, la responsabilité du courrier électronique, des centres de données et des services de réseaux, y compris les ressources connexes du Ministère, ont été transférées à SPC. L’administration et la prestation de ces services ont été partagées durant la période de transition en 2011-2012 et pour la mise en place de SPC.

Nouveau modèle de gouvernance – Afin de renforcer et de simplifier la structure de gouvernance à la fois pour mobiliser davantage les cadres supérieurs au sein de l’organisation et pour fournir une plus grande valeur ajoutée au Comité exécutif, un nouveau modèle de gouvernance a été mis en place. Le nouveau modèle réaligne les mandats des comités afin de refléter les priorités ministérielles. Trois niveaux de comités ont été réalignés en deux niveaux de comités. Chacun des quatre comités de niveau 2 est présidé par un sous-ministre adjoint, tandis qu’un autre sous-ministre adjoint occupe le poste de vice-président. De plus, un nouveau Bureau des valeurs et de l’éthique dirigé par l’Ombudsman a été créé.

Cadres supérieurs – Il y a eu des changements substantiels au niveau des cadres supérieurs à PCH cette année. Un nouveau sous-ministre délégué et 3 nouveaux sous-ministres adjoints ont été nommés.

Nouveau ministre d’État – Un nouveau ministre d’État pour Sport a été nommé.

2. L’environnement de contrôle de Patrimoine canadien par rapport au CIRF

Les contrôles au niveau de l’entité établissent la ligne de conduite de la direction, de sorte que les employés de tous les paliers de Patrimoine canadien comprennent l’objet et l’importance du maintien de systèmes de contrôle interne efficaces et axés sur les risques, ainsi que leurs rôles et leurs responsabilités en ce qui a trait au soutien d’une saine gestion des ressources publiques et de rapports financiers fiables.

Les principaux éléments des contrôles au niveau de l’entité de Patrimoine canadien ont pour but d’assurer une solide gouvernance et une gestion des risques efficace à l’échelle ministérielle, ainsi que le maintien d’autres contrôles applicables aux entités, afin de soutenir le personnel avec efficacité grâce à des mesures de sensibilisation et à l’acquisition de connaissances, de compétences et d’outils appropriés. Le but ultime est de bien gérer les risques tout en assurant le maintien d’un environnement de contrôle adapté aux besoins des employés de tous les paliers et propice à l’innovation et à l’amélioration continue.

Les principaux contrôles au niveau de l’entité de Patrimoine canadien actuellement en place et se rapportant au contrôle interne en matière de rapports financiers (CIRF) sont décrits ci-après.

2.1 Postes, rôles et responsabilités clés

Sous-ministre – En tant qu’agent comptable de Patrimoine canadien, le sous-ministre assume la direction et la responsabilité globales de gérance, de la gestion et de la surveillance des ressources ministérielles, ainsi que des mesures prises pour maintenir un système de contrôle interne efficace.

Dirigeant principal des finances – Conformément à la Politique sur la gouvernance en matière de gestion financière du Conseil du Trésor et à la ligne directrice connexe, Patrimoine canadien emploie un dirigeant principal des finances (DPF) qui relève directement du sous-ministre. Le DPF joue un rôle de premier plan en ce qui a trait à la responsabilisation, afin d’assurer la gérance rigoureuse des ressources financières. Ses tâches comprennent la comptabilité, les rapports financiers, le contrôle interne, la mesure du rendement, l’approvisionnement et la gestion des biens.

Dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation – conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, Patrimoine canadien emploie un dirigeant principal de la vérification et de l’évaluation (DPVÉ) qui relève directement du sous-ministre. Indépendant par rapport aux cadres hiérarchiques, le DPVÉ établit des plans et effectue des vérifications internes axées sur les risques nécessaires pour produire un rapport d’assurance global annuel indépendant à l’intention de l’administrateur général sur le caractère adéquat et l’efficacité des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du Ministère. Le DPVÉ est aussi chargé de diriger la fonction d’évaluation du Ministère et de fournir une appréciation neutre et fondée sur des éléments probants de l’optimisation des ressources.

Comité de vérification ministériel – Conformément à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor, Patrimoine canadien a créé son comité de vérification ministériel (CVM) au printemps 2008. Le comité est composé de trois membres externes, dont un qui en assume la présidence. Le président est responsable du plan annuel d’activités du CVM, convoque les réunions du comité, en fixe l’ordre du jour et dirige les réunions. En 2011-2012, le comité de vérification s’est réuni cinq fois, y compris les conférences téléphoniques, afin de fournir des avis sur la gouvernance, la gestion des risques et le contrôle.

Le comité ministériel de vérification donne objectivement des conseils et des recommandations au sous-ministre sur le caractère suffisant, la qualité et les résultats de l'assurance fournie à l'égard de la pertinence et du fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance (y compris les systèmes de reddition de comptes et de vérification) du Ministère.

Cadres ministériels supérieurs – Les cadres ministériels supérieurs de Patrimoine canadien (les sous-ministres adjoints et les titulaires de postes équivalents) chargés de l’exécution des programmes et relevant du sous-ministre sont responsables de la gestion et de la surveillance des ressources qui sont de leur ressort, y compris la gestion financière et le contrôle interne.

Comités de gouvernance –Les comités de gouvernance de Patrimoine canadien participent à l’établissement et à la surveillance des liens entre les objectifs à l’échelle des activités et de l’entité. Le Comité exécutif, présidé par le sous-ministre, est le comité décisionnel pour le Ministère. Le Comité exécutif fournit une orientation stratégique, assure une gouvernance et prend des décisions à l’échelle du Ministère afin d’appuyer le sous-ministre. Le Comité exécutif est appuyé par des sous-comités, dont l’un est consacré à la gestion financière et co-présidé par deux sous-ministres adjoints.

2.2 Mesures clés prises par Patrimoine canadien

L’environnement de contrôle de Patrimoine canadien inclut une série de mesures ayant pour objet de doter les employés du Ministère des connaissances, des compétences et des outils nécessaires pour assurer la gestion des risques. Pour ce faire, Patrimoine canadien met l’accent sur les principaux éléments de contrôle ci-dessous :

Profil de risque organisationnel - Le profil de risque organisationnel de Patrimoine canadien permet d’énoncer une stratégie globale de gestion des risques. Il comprend une liste des risques ministériels de la plus haute importance pour l’organisme, ainsi que des stratégies d’atténuation pour s’assurer que ces risques sont bien gérés. Chaque année, le Ministère détermine les activités ou les menaces pouvant nuire à l’atteinte de ses objectifs et élabore des stratégies pour atténuer ces risques. La gestion des risques ministériels permet à Patrimoine canadien de réorienter ses ressources et ses priorités afin que le Ministère puisse poursuivre sur sa lancée. Depuis le 1er avril 2010, la direction générale de la Politique stratégique, planification et des affaires ministérielles agit à titre de champion du risque fonctionnel pour le Ministère. Les Services de la gestion intégrée des risques soutiennent les fonctions stratégiques et de programmes en fournissant des outils, des processus et des conseils à ce sujet.

Plan de vérification interne – Patrimoine canadien élabore un plan de vérification annuel axé sur les risques qui est développé en consultation avec la haute gestion à travers le Ministère, incluant le sous-ministre et la sous-ministre déléguée et qui porte sur tous les secteurs à risque élevé et d’importance. Ce plan est déterminant pour le système de CIRF du Ministère. Le plan est également transmis au Bureau du Contrôleur général ainsi qu’au Secrétariat du Conseil du Trésor. En 2011-2012, Patrimoine canadien a produit sept rapports de vérification interne mettant l’accent sur la gouvernance, la gestion des risques et les contrôles. Ces rapports ont été présentés au Comité ministériel de vérification et recommandés au sous-ministre à des fins d’approbation.

Gestion des ressources humaines (RH) – Les rôles, les responsabilités et les obligations en lien avec la gestion financière sont systématiquement énoncés dans les ententes de rendement annuelles, s’il y a lieu. Conformément au Renouvellement de la fonction publique, les capacités de gestion financière des gestionnaires et des experts financiers de Patrimoine canadien sont appuyées par une approche globale en matière de RH qui intègre la planification des RH à la planification des activités, et qui comporte des stratégies de recrutement, de perfectionnement et de maintien en poste afin d’attirer, d’outiller et de maintenir en poste les talents dont le Ministère a besoin, y compris dans le domaine de la gestion financière.

Communication et formation – Patrimoine canadien a mis en œuvre une stratégie de communication bien définie. Un exercice de plan de rendement et d’apprentissage est effectué annuellement. Patrimoine canadien, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada, offre des cours de base dans des domaines clés de la gestion, dont la gestion financière. Certains cours sont obligatoires, particulièrement pour les gestionnaires et le personnel des finances. Patrimoine canadien offre un programme de formation de pointe, développé en collaboration avec le Bureau du contrôleur général, afin de consolider les compétences de ses employés du secteur des finances et de la vérification interne.

Pouvoirs délégués, lois, règlements et politiques – Patrimoine canadien met à jour périodiquement une matrice de tous les pouvoirs délégués dans l’ensemble du Ministère, et la communique à tous les employés. Les exigences impératives découlant des lois, des règlements et des politiques sont systématiquement communiquées aux nouveaux employés, s’il y a lieu, et leur importance est périodiquement confirmée par le biais de différentes mesures de sensibilisation et d’activités d’apprentissage.

Valeurs et éthique – Patrimoine canadien possède un Code de conduite s’appliquant à l’ensemble du Ministère. Le Ministère compte aussi un ombudsman qui rédige un rapport annuel à l’intention des gestionnaires sur la conformité au Code des valeurs et d’éthique pour Patrimoine Canadien. Ces éléments sont cruciaux en vue de renforcer l’intégrité dont les employés sont censés faire preuve dans le cadre de toutes les activités et à tous les paliers, y compris dans le domaine de la gestion financière.

Systèmes de contrôle interne –Patrimoine canadien a une section, sous la direction générale du dirigeant principal des finances, dédiée au contrôle interne. Cette section est responsable pour la documentation des principaux processus opérationnels du Ministère et les risques et contrôles clés connexes afin d’appuyer la gestion et la surveillance de son système de CIRF, y compris l’évaluation de l’efficacité de la conception. Cette documentation est fondamentale pour accroître la sensibilisation et la compréhension des employés de tous les paliers à l’égard des risques et des contrôles clés, ainsi que pour appuyer la recherche continue d’améliorations.

3. Évaluation du système de CIRF de Patrimoine canadien

3.1 Approche à l’évaluation

Pour satisfaire aux exigences de la Politique sur le contrôle interne, le Ministère doit être en mesure de maintenir l’efficacité du système de CIRF, en ayant pour objectif de fournir l’assurance raisonnable que :

les opérations sont dûment autorisées;
les dossiers financiers sont adéquatement tenus;
les actifs sont protégés;
les lois, les règlements et les politiques applicables sont respectés.

Ce faisant, les ministères doivent évaluer l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle du système de contrôles internes en matière de rapports financiers afin de soutenir l’amélioration continue.

L’efficacité de la conception signifie que les principaux points de contrôle sont définis, consignés et mis en place et qu’ils sont adaptés aux risques (c’est-à-dire que les contrôles sont proportionnels aux risques qu’ils visent à atténuer) et que tous les correctifs ont été apportés. Cela inclut, au besoin, la mise en correspondance des processus et systèmes de TI clés avec les principaux comptes et les emplacements.

L’efficacité opérationnelle signifie que les principaux contrôles ont fait l’objet d’essais au cours d’une période déterminée et que tous les correctifs ont été apportés.

Ces tests couvrent tous les niveaux de contrôles ministériels, tant au niveau de l’entité, qu’au niveau des processus d’affaires et des systèmes de TI.

Le programme de surveillance continue signifie que tous les rôles essentiels en lien avec la surveillance continue et l’efficacité du CIRF sont définis; qu’une approche intégrée systématique en matière de surveillance est en place, y compris les évaluations périodiques fondées sur les risques; qu’il y a un engagement à l’égard des plans d’évaluation, des résultats et des progrès de la part du Comité ministériel de vérification et des autres comités pertinents; que les mesures correctives et réévaluations connexes sont exécutées en temps opportun; et, que les communications et la formation appropriées à l’intention du personnel sont effectuées.

3.2 Portée de l’évaluation par Patrimoine canadien durant l’exercice 2011-2012

Depuis avril 2007, dans le cadre de l’initiative d’évaluation de l’état de préparation de l’ensemble du gouvernement, Patrimoine canadien a pris des mesures pour évaluer son système de CIRF dans le but d’appuyer une vérification axée sur les contrôles. Pour ce faire, Patrimoine canadien s’est penché sur ses processus les plus importants, en mettant l’accent sur les principaux comptes figurant dans ses états financiers, à savoir :

Subventions et contributions (S&C);
Achats et créditeurs;
Salaires;
Immobilisations corporelles.

En 2011-2012, PCH s’est concentré sur l’évaluation de S&C du Programme d’aide aux athlètes de Sport Canada ainsi que les immobilisations corporelles et les salaires.

4. Résultats de l’évaluation ministérielle durant l’exercice 2011-2012

4.1 Efficacité de la conception des contrôles clés

Bien que le travail relatif aux essais ciblant l’efficacité de la conception des processus de S&C du programme d’aide aux athlètes de Sport Canada, des salaires et des rapports financiers ait débuté en 2011-2012, celui-ci ne sera complété que dans le prochain exercice avec le processus des immobilisations corporelles pour lequel les essais ont débutés en 2011-2012.

4.2 Efficacité opérationnelle des contrôles clés

En 2011-2012, Patrimoine canadien a poursuivi l’évaluation de l’efficacité opérationnelle de ses contrôles clés. Ce faisant, le Ministère a modifié ses plans d’évaluation axé sur les risques qui déterminent les contrôles clés à évaluer au cours d’une période de temps donné. Lorsqu’il évalue l’efficacité opérationnelle, Patrimoine canadien s’assure que les contrôles clés fonctionnent bien pendant une période de 12 mois. En 2011-2012 des essais ont été effectués pour le Programme d’aide aux athlètes de Sport et les immobilisations

4.3 Programme de surveillance continue

Tel qu’il est décrit à la section 2, Patrimoine canadien a un modèle de gouvernance bien établi qui comprend la gestion des risques ministériels et qui favorise un environnement propice au soutien du personnel de tous les paliers. Plus particulièrement, le comité ministériel de vérification, mis sur pied au printemps 2008, est essentiel à l’obtention de conseils indépendants sur le système de contrôle interne de Patrimoine canadien, y compris sur la gouvernance, la gestion des risques et le contrôle. À l’avenir, le Ministère fera en sorte qu’un programme de surveillance bien intégré soit en place afin de sensibiliser le personnel et d’accroître sa compréhension du système de CIRF à tous les paliers, ainsi que de donner aux employés les connaissances, les compétences et les outils dont ils ont besoin.

En 2011-2012, Patrimoine canadien a élaboré un plan de trois ans sur les contrôles internes, y compris un programme de surveillance continue de l'efficacité opérationnelle du système ministériel de CIRF. Ce plan a été présenté au comité de vérification ministériel en juin 2012. Le plan établit un calendrier pour la surveillance de processus clés à tous les deux ans.

5. Plan d’action ministériel

5.1 Progrès réalisés durant l’exercice 2011-2012

Durant l’exercice 2011-2012, Patrimoine canadien a progressé dans l’évaluation et l’amélioration de ses principaux contrôles. Certains facteurs ont toutefois contribué à ralentir cette progression. Le poste de Gestionnaire en Politiques financières et contrôles internes est demeuré vacant pour 9 mois durant l’année fiscale. Le poste a été comblé de façon indéterminée à la mi-janvier de 2012. De plus, des améliorations à nos processus de documentation ont entrainé des mises à jour aux processus, par exemple au processus sur les salaires, ce qui n’était pas prévu dans le plan de 2011-2012. L’impact de ces défis est reflété dans notre plan triennal révisé qui est joint à cette annexe.

Voici un aperçu des principales activités effectuées par Patrimoine canadien :

Renforcement continu de l'assurance qualité effectuée par la Direction des politiques financières et contrôle interne par l’achèvement d’essais supplémentaires servant à fournir l’assurance que des erreurs ne sont pas omises durant le processus de vérification des comptes et d’échantillonnage des dépenses de fonctionnement et d’entretien;
Finalisation de la rationalisation et standardisation des contrôles clés des bureaux régionaux par la centralisation des opérations comptables à l’administration centrale;
Développement et mise en œuvre d’un plan d’essai pour évaluer l’efficacité des contrôles clés du Programme d’aide aux athlètes de Sport Canada, des immobilisations corporelles et de l’amortissement.

5.2 Plan d’action pour le prochain exercice et les années subséquentes

Grâce aux progrès réalisés, Patrimoine canadien sera en mesure de mettre en œuvre le programme de surveillance continu pour évaluer les processus clés à tous les deux ans. À compter de 2012-2013 les activités de surveillances seront effectuées sur les processus des achats et créditeurs. Comme il est indiqué ci-dessous d’autres activités de surveillance débuteront au cours des deux prochaines années pour les autres processus.

D’ici la fin de 2012-2013, le Ministère prévoit avoir :

Complété les essais ciblant l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle et apporté les mesures correctives nécessaires, le cas échéant, pour le processus des salaires;
Complété les essais ciblant l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle et apporté les mesures correctives nécessaires, le cas échéant, pour le processus des immobilisations corporelles;
Complété les essais ciblant l’efficacité de la conception et l’efficacité opérationnelle et apporté les mesures correctives nécessaires, le cas échéant, pour le processus des rapports financiers.

D’ici la fin de 2013-2014, le Ministère prévoit :

Dans le cadre du programme de surveillance continu, poursuivre les essais ciblant l’efficacité opérationnelle des contrôles clés à tous les niveaux et apporté les mesures correctrices nécessaires le cas échéant. Durant cet exercice, l’accent sera mis sur les processus de S&C pour le Programme d’aide aux athlètes de Sport Canada, les immobilisations corporelles ainsi que les contrôles au niveau de l’entité.

D’ici la fin de 2014-2015, le Ministère prévoit :

Dans le cadre du programme de surveillance continu, poursuivre les essais ciblant l’efficacité opérationnelle des contrôles clés à tous les niveaux et apporté les mesures correctrices nécessaires le cas échéant. Durant cet exercice, l’accent sera mis sur les processus des achats et créditeurs, des salaires ainsi que sur les contrôles TI.

D – Documentation
EC – Essais de l’efficacité de conception
EO – Essais de l’efficacité opérationnelle
S – Surveillance

Principaux processus opérationnels	Sous-processus	Complété les années précédentes	2011-2012	Plan de trois ans
Principaux processus opérationnels	Sous-processus	Complété les années précédentes	2011-2012	2012-2013	2013-2014	2014-2015
1) Subventions et contributions 1.1)Processus générique	1.1 Subventions et contributions – processus générique	D,EC,EO			S
1.2) Sport Canada –Programme d’aide aux athlètes	1.2.1 Processus d’octroi de brevets, d’allocation de subsistance et d’entraînement		D,EC,EO		S
	1.2.2 Processus de retrait d’un brevet		D,EC,EO
	1.2.3 Processus de soutien pour les frais de scolarité		D,EC,EO
	1.2.4 Processus des crédits différés pour frais de scolarité		D,EC,EO
	1.2.5 Besoins spéciaux – Processus de réinstallation		D,EC,EO
	1.2.6 Besoins spéciaux – Processus lié à la retraite		D,EC,EO
2) Achats et créditeurs	2.1 Achats de biens et de services de plus de 10 000 $	D,EC,EO		S		S
	2.2 Achats de biens et de services de moins de 10 000 $, cartes d’achat, impression et personnel temporaire
	2.3 Procédures en matière d’approvisionnement et de finances, frais de déplacements, frais d’accueil et autres dépenses
3) Salaires	3.1 Processus de dotation et emploi occasionnel		D,EC	EO: Finaliser		S
	3.2 Modifications à la paye		D,EC	EO: Finaliser
	3.3 Retrait des employés du système de paye		D,EC	EO: Finaliser
	3.4 Traitement de la paye		D,EC	EO: Finaliser
	3.5 Comptabilité de la paye		D,EC	EO: Finaliser
4) Immobilisations corporelles	4.1 Acquisitions d’immobilisations	D	EC	EO: Finaliser	S
	4.2 Cessions d’immobilisations		D,EC,EO
	4.3 Amortissement d’immobilisations		D,EC,EO
5) Rapports financiers	5.1 Écritures de journal manuelles		D	EC: Finaliser EO: Finaliser		M
	5.2.1 Préparation des états financiers			D: Finaliser EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.2 Note sur les pouvoirs et objectifs		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.3 Note sur le sommaire des principales conventions comptables		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.4 Note sur les autorisations parlementaires			D: Finaliser EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.5 Note sur les débiteurs et avances		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.6 Note sur les immobilisations corporelles		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.7 Note sur les créditeurs et les courus		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.8 Note sur les avantages sociaux futurs		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.9 Note sur le passif éventuel			D: Finaliser EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.10 Note sur les obligations contractuelles			D: Finaliser EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.11 Note sur les opérations entre apparentés		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.12 Note sur l’information sectorielle			D: Finaliser EC: Finaliser EO: Finaliser
	5.2.13 Note sur l’information comparative		D	EC: Finaliser EO: Finaliser
6) Contrôles au niveau de l’entité			D,EC,EO		S
7) IT Controls	ITGC (General controls)		D,EC,EO			S
7) IT Controls	ITAC (Application controls)		D,EC,EO			S

Note: La surveillance sera assurée tous les deux ans sur une base continue.