6 Les nouveaux outils des distributeurs destinés à l'amélioration de la chaîne d'approvisionnement

Le réseau de diffusion et de distribution de livres opère actuellement des changements majeurs qui sont appelés à révolutionner complètement les communications entre chacun des partenaires de la chaîne d'approvisionnement en livres.

Comme nous l'avons vu plus haut, déjà à l'intérieur des entreprises de distribution, on s'est doté de technologie de pointe qui facilite grandement la gestion des stocks et le mouvement des livres à l'intérieur et vers l'extérieur des entrepôts. Les distributeurs se sont dotés de systèmes informatiques complexes et performants qui permettent de traiter d'importants flux d'informations touchant la diffusion et la distribution des livres. Ces changements se sont imposés en raison de l'augmentation constante du nombre de titres en circulation.

Des outils aussi simples qu'un ordinateur portable avec branchement à l'Internet permettent dorénavant d'enregistrer à la minute près les commandes découlant des rencontres entre les représentants et les détaillants et de les transmettre au système central de gestion du distributeur.

Un des champs d'activité ciblés par le développement d'outils technologiques concerne les échanges entre détaillants et distributeurs visant la commande et le retour de livres. À cet effet, l'ADELF a développé une Norme d'échanges électroniques de documents informatiques (Needa¹), qui a été implantée par les distributeurs comme langage d'échanges avec les libraires. La Needa a été élaborée et mise en place dans le but d'accroître l'efficacité des échanges et de réduire les coûts liés aux communications et au fonctionnement des libraires et des distributeurs. À l'instar de l'EDI (Échange de données informatisées / Electronic Data Interchange) la Needa permet l'échange de documents de façon sécuritaire et efficace ; toutefois, elle s'impose par son utilisation simple et économique – les documents sont transmis par Internet, ce qui n'implique aucuns frais pour le libraire – et parce qu'elle est strictement adaptée au commerce du livre de langue française.

Ainsi, grâce à la Needa, un seul document normalisé sert à toutes les transactions de commande du libraire au distributeur et au traitement de cette commande par le distributeur. Le libraire transmet sa commande électronique au distributeur, qui lui retourne une confirmation, électronique elle aussi. C'est la commande initiale du libraire qui est acheminée dans tous les secteurs du centre de distribution au cours du processus de préparation du colis, et qui servira à la facturation qui sera transmise par le distributeur au libraire. Le même fichier électronique servira au libraire qui recevra les colis et retournera un accusé de réception au distributeur. Par ce processus intégré, les données ne sont saisies qu'une seule fois, limitant ainsi les possibilités d'erreurs. Ces commandes étaient auparavant transmises par téléphone ou par télécopie, et devaient être saisies par des intermédiaires, ce qui occasionnait des erreurs fréquentes. La norme telle qu'elle existe actuellement couvre les activités de commande des titres, de livraison, et permet de traiter également les retours et les réclamations. Needa a déjà permis une accélération du traitement des commandes et une économie pour chacun des utilisateurs. On calcule que plus de 50 % des commandes transitent actuellement par le système électronique mis en place par l'ADELF.

Les distributeurs travaillent par ailleurs avec la Banque de titres de langue française (BTLF) afin de compléter les informations disponibles dans la base de données Memento. Rappelons que la BTLF a monté au fil des dernières années un banque de données qui comprend aujourd'hui plus de 1 million de titres de langue française, dont près de 100 000 titres canadiens de langue française. Cette banque de données a été jumelée récemment avec son équivalent en France, Électre, pour proposer un produit commun, Memento, qui couvre dorénavant les publications de l'ensemble de la francophonie. Memento est accessible sur abonnement à tous les intervenants du secteur du livre (librairies, bibliothèques, etc.) comme outil pour rechercher des titres disponibles, dans le but de recevoir des données bibliographiques normalisées et des informations sur la disponibilité des titres.

Lors de la mise sur pied de la BTLF, toutes les informations (bibliographiques et commerciales) étaient fournies par les distributeurs qui transmettaient régulièrement à la BTLF (habituellement sur une base hebdomadaire) un fichier mis à jour de tous les titres inscrits dans leur catalogue. On s'est ensuite rendu compte que l'éditeur était peut-être le mieux outillé pour transmettre les informations d'ordre bibliographique, et le distributeur celles d'ordre commercial. Ainsi, les distributeurs fournissent dorénavant les données sur le prix des titres et leur disponibilité. Ce changement a permis une amélioration significative de la qualité des informations disponibles dans la banque de données et de réduire considérablement les exigences liées à l'entretien du système.

Le fonctionnement de la BTLF et la livraison des données sur les titres disponibles par le biais de Memento ont connu des avancées considérables au cours des dernières années. Le réseau étant relativement récent, il semble que des efforts restent nécessaires dans l'appropriation de certains outils liés à la recherche de titres et à la livraison d'informations, notamment en ce qui concerne le statut de disponibilité des titres. Il apparaît d'abord que malgré une certaine pression émanant de plus gros clients, la majorité des distributeurs et libraires ne souhaitent pas que des informations chiffrées sur la disponibilité des titres soient accessibles par Memento. Des informations trop détaillées sur les inventaires disponibles, par exemple, permettraient à un détaillant de s'accaparer la balance des exemplaires disponibles d'un titre à mouvement rapide, s'assurant ainsi un monopole sur son approvisionnement auprès de la clientèle. Par ailleurs, il semble que les distributeurs n'ont pas tous une même interprétation des catégories de disponibilité des titres², ce qui occasionne des confusions importantes dans la chaîne d'approvisionnement. Des discussions sont amorcées entre la BTLF et l'ADELF pour remédier à cette situation.

La prochaine révolution annoncée dans le secteur de la diffusion et de la distribution de livres est l'instauration d'un Système d'information sur les ventes (SIV). Précisons d'abord que ce système existe déjà dans certains pays, dont la Grande-Bretagne et l'Australie, et que son implantation est déjà amorcée au Canada anglais. La principale différence entre le système au Canada anglais et au Canada français réside dans le fait que le responsable du projet du côté anglophone, BookNet Canada, n'est pas responsable du développement et de la gestion de la base de données : le système canadien s'alimente plutôt de la banque disponible auprès de Bowker, aux États-Unis, ce qui a permis d'accélérer sa mise en activité au Canada, même s'il semble que certains aménagements soient toujours nécessaires en ce qui concerne la qualité des données bibliographiques et les prix (parfois indiqués en dollars américains).

Rappelons que le Système d'information sur les ventes proposera de recueillir à la caisse des détaillants des données sur chaque livre vendu. Ainsi, presque à la minute près, un éditeur, un diffuseur ou un distributeur sera en mesure de connaître le nombre exact d'exemplaires d'un titre vendus ou en circulation.

Le SIV permettra d'abord de recueillir et de diffuser des informations qui seront partagées par tous les abonnés. Il donnera accès, par exemple, à un portrait global du marché, des données sur les meilleurs vendeurs, évidemment, mais des données historiques sur les ventes par genre, par réseau, par catégorie de détaillant, par mois, etc. Parallèlement à ces informations partagées, chaque abonné – qu'il soit éditeur, diffuseur ou distributeur – aura accès à des informations personnelles qui lui permettront de comparer ses résultats avec ceux de l'industrie ou de ses concurrents répondant à un critère précis en commun, de façon à identifier son niveau de performance, les changements à explorer, etc. L'éditeur et le diffuseur pourront suivre le mouvement des ventes de chaque titre, ils pourront même mesurer au jour près l'impact d'un événement de promotion, d'une mise en place, d'un placement publicitaire, d'une tournée d'auteur, d'un placement en vitrine, etc.

L'éditeur disposera de données précises et fiables concernant les quantités d'un titre en étalage, le nombre d'exemplaires qui pourraient encore être retournés par les libraires, et être ainsi en mesure de prendre des décisions plus éclairées quant à une éventuelle réimpression. Le diffuseur-distributeur saura où et à quel moment il y aurait lieu de proposer un réassort au détaillant qui aurait vendu l'ensemble des exemplaires d'un titre. En fait, si jusqu'à maintenant, la filière du livre s'est longuement questionnée sur les meilleurs moyens de faire mieux connaître l'offre, le Système d'information sur les ventes se propose plutôt de mieux faire connaître la demande.

Malgré la possibilité de tirer déjà des leçons de l'implantation du système dans le secteur canadien-anglais, il demeure que la mise en activité du SIV constitue un défi de taille. Un tel système ne peut fonctionner sans que les détaillants acceptent de fournir les données qui en constitueront la matière première. Jusqu'à maintenant, il semble que les efforts de recrutement auprès des détaillants auraient permis de rallier au projet suffisamment de partenaires pour couvrir 63 % du marché. Les plus réfractaires figurent sûrement parmi ceux qui restent à convaincre ; on s'inquiète notamment du caractère confidentiel des informations qui seront transmises, et on reste craintif devant la concurrence qui pourrait profiter d'informations jusqu'à maintenant bien gardées, pour s'accaparer une plus grande part du marché. Toutefois, l'adhésion du plus grand nombre possible de détaillants est essentielle pour qu'on soit en mesure d'analyser l'ensemble du marché, tant dans le réseau des librairies que dans celui de grande diffusion. Il est essentiel qu'on arrive à atteindre une masse critique pour convaincre les utilisateurs potentiels de la pertinence du service offert. Et justement, convaincre les utilisateurs potentiels constitue également un défi, directement lié aux coûts de l'abonnement au service, qui n'est pas encore déterminé.

Enfin, il sera essentiel de ne pas sous-estimer les besoins de développement professionnel nécessaire à l'implantation d'un système aussi complexe. Si l'on veut en tirer le maximum d'avantages, il est primordial qu'un appui de proximité soit offert aux fournisseurs de données et aux abonnés (éditeurs, diffuseurs, distributeurs), afin qu'ils puissent profiter pleinement de cette manne d'informations dorénavant à leur portée.

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